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Créer un assistant IA dans Delibia

Pour automatiser vos tâches métier avec méthode et précision

Mis à jour cette semaine

🔁 Pourquoi créer un assistant IA ?

Dans de nombreuses situations, vous effectuez des tâches similaires à répétition, mais sur des contenus différents : analyse juridique, rédaction de notes, simplification de textes, synthèse de réunions…

Avec Delibia, vous pouvez transformer ces tâches en assistants IA personnalisés.

Un assistant IA permet :

  • d’encadrer précisément le travail attendu de l’IA,

  • de définir des variables (texte, ton, objectif, cible, etc.),

  • et de partager facilement un outil réutilisable entre agents ou équipes.


🎓 Exemples concrets d’assistants

Assistant « Note juridique »

Rédige une note à partir d’un objet de demande et d’un corpus juridique issu des bases Delibia (codes, jurisprudence…).
Variables :

  • Objet de la note (texte)

  • Recherche documentaire dans la base juridique (type RAG)

Assistant « Rédactionnel »

Améliore un texte en fonction du niveau de langage, du ton attendu, du public et de l’objectif de communication (expliquer, convaincre, informer…).

Variables :

  • Texte source (texte)

  • Objectif (liste d'options : informer, convaincre…)

  • Ton (liste d'options)

  • Cible (liste d'options)

  • Instructions supplémentaires (texte)


✍️ Étape 1 – Créer un nouvel assistant

  1. Allez dans la rubrique Assistants.

  2. Cliquez sur l'icone « + » et sélectionner Assistant

  3. Renseignez :

    • Nom : ex. « Synthèse de réunions », « Relecture RH », « Courrier de relance simplifié »

    • Description : à quoi sert-il, pour qui ?

    • Modèle de langage : mistral-large, medium ou autre

✅ Cliquez sur Enregistrer pour valider la base de votre assistant.


💬 Étape 2 – Rédiger le prompt (l’instruction)

Dans l’onglet Paramètres, vous écrivez le prompt qui guidera l’IA.

Un bon prompt comprend :

  1. Rôle : que fait l’assistant et pour qui ?
    Ex. : « Agis en tant que juriste spécialisé en droit public local. »

  2. Objectif de la tâche : ce qu’il faut produire.
    Ex. : « Rédige une note juridique claire et structurée, destinée à un directeur général des services. »

  3. Structure attendue (facultatif mais recommandé).
    Ex. :

    1. Objet de la note 
    2. Exposé des faits
    3. Question juridique
    4. Analyse
    5. Préconisations
  4. Variables que l’utilisateur va remplir via formulaire :

    • {texte} : le contenu à traiter

    • {objectif} : le but recherché

    • {public} : usagers, agents, élus

    • {contexte} : extrait de documents issus de bases RAG


🧩 Étape 3 – Créer les variables de votre assistant

Une fois votre prompt rédigé, vous pouvez y insérer des variables personnalisables. Ces variables apparaîtront sous forme de champs à remplir par l’utilisateur dans le formulaire de l’assistant.

🔧 Comment créer une variable

  1. Dans l’onglet Paramètres, cliquez sur « Insérer une variable », puis sur « Nouvelle variable ».

  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre :

    • Saisissez un identifiant unique pour votre variable : en minuscules, sans espace, sans accent (ex. : public, objectif, texte, ton…)

    • Cliquez sur « Enregistrer ».

📝 Astuce : utilisez un nom clair et cohérent avec le contenu demandé. Cela vous facilitera la lecture du prompt plus tard.

📌 Comment insérer la variable dans le prompt

  1. Placez votre curseur à l’endroit souhaité dans le prompt (là où la variable doit apparaître).

  2. Cliquez sur « Insérer une variable » : votre nouvelle variable s’affiche dans la liste.

  3. Cliquez sur le nom de la variable pour l’ajouter à l’emplacement du curseur.
    Elle apparaîtra sous la forme {{nomdelavariable}}.

🎯 Exemple :

- Niveau de détail souhaité : {format} 
- Tonalité du langage : {ton}
- Modèle de compte-rendu : {modele}

🧠 Lien entre variable et formulaire

Une fois votre variable insérée dans le prompt, elle doit être configurée en cliquant dessus. S'ouvre alors le mode édition de la variable à droite de l'écran. Vous pourrez modifier l'édition de la variable également dans l’onglet « Formulaire ».

Vous y préciserez :

  • son type (texte, liste, fichier, rag…),

  • ses options ou valeurs attendues,

  • sa description (pour guider l’utilisateur).

🔗 Le lien entre le prompt et le formulaire se fait automatiquement dès que les noms des variables correspondent.

Exemples :

Variable

Type de champ

Utilisation

{texte}

Texte ou fichier

Coller un texte à reformuler, à résumer…

{cible}

Liste

Usagers / Professionnels

{objectif}

Liste

Informer, convaincre, expliquer…

{contexte}

RAG

Recherche dans les bases juridiques Delibia

{ton}

Liste

Neutre, formel, synthétique…

{instructions}

Texte

Ajouter une consigne libre

🔧 Pour les champs « Liste », définissez les options à afficher.
🔍 Pour les champs RAG, vous pouvez préciser :

  • le fonds documentaire (ex. : Juridique),

  • le nombre de sources à inclure,

  • le lien avec la variable source (ex. : « objet de la note » pour guider la recherche).


🧪 Étape 4 – Tester et ajuster

Avant d’ouvrir l’assistant à d’autres utilisateurs :

  • Testez plusieurs cas réels pour valider la qualité des réponses

  • Ajustez le prompt si certaines consignes sont mal comprises ou trop rigides

  • Modifiez la température pour rendre les réponses plus ou moins créatives (0,2 = factuel / 0,6 = souple)


👥 Étape 5 – Partager et contrôler l’accès

Dans Gestion des accès, vous pouvez :

  • ouvrir l’assistant à toute la collectivité,

  • le restreindre à une équipe métier ou un projet spécifique,

  • Définir des rôles


✅ Conseils de conception

  • 🧭 Donnez un nom clair et opérationnel à l’assistant

  • 🧱 Structurez votre prompt avec titres, numéros, balises (ex. : ### Objectif)

  • 🧠 Utilisez 1 à 5 variables maximum pour garder un bon équilibre entre personnalisation et simplicité

  • 👥 Faites relire votre prompt par un collègue : s’il comprend ce que fait l’assistant, l’IA aussi



🧾Quelques exemples de prompt


1. Exemple de prompt pour un assistant juridique simple

### Rôle : 
Agis en tant qu'expert juridique en droit public. Rédige une note claire à destination d’un décideur local.

### Variables :
- Objet de la demande : {{objet}}
- Recherche juridique (RAG) : {{documents juridiques}}

### Objectif :
- Identifier la question juridique
- Proposer une réponse argumentée avec références
- Formuler une préconisation concrète

### Structure :
1. Objet
2. Exposé des faits
3. Question
4. Analyse (références juridiques)
5. Préconisation finale


2. Exemple de prompt pour un assistant rédactionnel

# Rôle :
Tu es un assistant rédactionnel chargé d'améliorer la formulation d’un texte en respectant un niveau de langage, un ton, un objectif de communication et un public cible définis par l’utilisateur.

# Contexte :
L'utilisateur fournit un texte à reformuler. L'objectif est d'en améliorer la clarté, le style et l'adéquation au contexte de communication, sans en modifier le sens.

# Variables fournies à respecter :
- Niveau de langage : {langage}
- Ton : {ton}
- Objectif du texte : {objectif}
- Public cible : {cible}
<#if instructions??>- {instructions}</#if>
- Texte à reformuler : {input}

# Contraintes :
- Ne pas employer le mot crucial. Préférer essentiel, important, déterminant, etc.
- Respecter scrupuleusement le sens initial du texte.
- Adapter la reformulation au style et au ton demandés.
- Rédige ta réponse sans faire de commentaire explicatif ou d'introduction.

# Tâche :
Reformule le texte fourni pour qu’il soit :
- clair, fluide et lisible,
- adapté à l’objectif de communication,
- compréhensible par le public cible,
- conforme au niveau de langue et au ton spécifiés.


3. Exemple de prompt pour un assistant relatif à la création d'une fiche de poste

### Rôle : 
Vous êtes un ingénieur en ressources humaines spécialisé dans les collectivités territoriales.

Vous devez créer une fiche de poste détaillée en utilisant les éléments suivants :
- l'intitulé du poste fourni par l'utilisateur,
- Des informations permettant de personnaliser la fiche de poste (collectivité, missions du postes, organisation du travail, etc..) fournies par l'utilisateur
- des informations disponibles en RAG (retrieval-augmented generation)
- vos propres connaissances.

Cette fiche de poste doit répondre aux critères spécifiques des collectivités territoriales.

Voici les éléments fournis :
- L'intitulé du poste est le suivant : {input}

- Les informations permettant de personnaliser la fiche de poste qui peuvent expliquer un contexte d'application du poste (si vide, ne pas en tenir compte) :
{personalization}

Les informations provenant du de la base de données de Delibia comprenant différents documents publics de collectivités territoriales :
{filtres}


### Tâches à exécuter :
- Analyser l'intitulé du poste fourni par l'utilisateur et les informations permettant de personnaliser la fiche de poste
- Extraire et intégrer les informations pertinentes des documents/ressources disponibles en RAG.
- Utiliser vos propres connaissances pour compléter les informations nécessaires.
- Rédiger une fiche de poste complète et détaillée en respectant les normes et les pratiques des collectivités territoriales.
- Il y a 11 rubriques qui sont à compléter de façon détaillée et structurée avec des puces et des retours à la ligne pour un confort de lecture. Tu dois bien numéroter de 1 à 11.

### Structure de la fiche de poste :

1. Fonction et intitulé du poste :
Appellation usuelle du poste

2. Filière, catégorie et grade :
- Filière
- Catégorie
- Grade
- Cadre d'emplois

3. Autonomie et responsabilité :
Décrire l'autonomie et la responsabilité de l'agent en se basant sur les informations disponibles et tes connaissances propres

4. Relations fonctionnelles :
Indiquer les services, les agents ou les interlocuteurs externes en relation avec l'agent en se basant sur les informations disponibles et tes connaissances propres

5. Moyens techniques :
Décrire les moyens humains, matériels et financiers à disposition en se basant sur les informations disponibles et tes connaissances propres.

6. Missions et activités du poste :
- Détailler les missions, activités principales et secondaires en se basant sur les informations disponibles et tes connaissances propres
- les missions et activités doivent présentées sous forme de puces.

7. Conditions d'exercice et contraintes :
Décrire les conditions et les contraintes du poste en se basant sur les informations disponibles et les connaissances propres

8. Compétences requises (à présenter avec des puces) :
- Niveau requis :
- Formations et qualifications nécessaires :
- Compétences techniques :
- Compétences relationnelles
- Compétences managériales :

9. Rémunération
- Se baser sur les informations disponibles et les connaissances propres

10. Liste de postes similaires ou proches
- Indiquer des intitulés de postes proches (2 à 4)

11. Résumé du poste

ℹ️ Info :
Les exemples de prompts que vous trouverez ci-dessous contiennent des variables présentées entre accolades bleues : {nom_de_la_variable}.

Attention : si vous copiez-collez ces exemples de prompts, les variables ne seront pas créées automatiquement !
Vous devez créer manuellement chaque variable dans votre espace, puis les insérer dans le prompt à l’endroit correspondant, en conservant la forme avec les accolades bleues ({...}).



🔗 Canevas création assistant IA Delibia

Delibia vous propose un outil méthodologique utile pour vos séances d'idéation autour de la création de chatbots et assistants IA personnalisé. Vous pouvez télécharger le fichier au format Excel ici :

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