Définition courte (retenez ceci)
Un assistant IA est un outil d’intelligence artificielle paramétrable qui applique une méthode de travail à des données que vous lui fournissez (variables) et, si besoin, à des sources documentaires (RAG). Son but : produire toujours le même type de livrable, de manière fiable, lisible et traçable.
Image mentale
Pensez à une recette + des ingrédients :
la recette = la méthode décrite dans le prompt de l’assistant (étapes et format de sortie) ;
les ingrédients = vos variables (texte, fichier, options, sources) ;
le plat = le livrable attendu (note, synthèse, délibération, tableau, matrice…).
À chaque fois que vous relancez l’assistant avec de nouveaux “ingrédients”, il suit la même recette et vous rend un résultat cohérent.
Ce que c’est / Ce que ce n’est pas
C’est :
un outil d’IA orienté tâche ;
paramétrable (variables typées : texte court, paragraphe, fichier, options, fonds documentaires , espaces documentaires > vos documents) ;
sourçable : il peut citer ses sources via des numéros [n] ;
diffusable et gouverné (Propriétaire, partages, rôles).
Ce n’est pas :
le modèle d’IA lui-même (c’est le moteur sous le capot) ;
un simple gabarit statique (il exécute une méthode et applique des contrôles) ;
un chatbot (il ne discute pas librement : il produit un livrable défini) ;
Comment ça marche ?
Vous choisissez la tâche à automatiser (ex. synthèse de réunion, analyse de document, génération de délibération, etc...).
Vous configurez la méthode dans le prompt (rôle, contexte, objectifs, étapes, contraintes, format de sortie).
Vous définissez 2 à 5 variables que l’utilisateur remplira (ex. Notes de réunion (fichier), Objectif (liste d’options), Sources (RAG)).
L’utilisateur remplit le formulaire : contenu principal → options → sources.
L’assistant exécute la méthode et rend un livrable standardisé (titres imposés, tableaux si utile, citations [n] si sources).
Citer [n] au fil du texte, concrètement :
Lorsque l’assistant reprend une information d’un fonds/espaces, il place un numéro entre crochets juste après la phrase correspondante (ex. “La mesure s’applique aux marchés de services [2].”). Ces numéros suffisent ; pas de bibliographie en fin de document.
Les variables (avec exemples concrets)
Texte court : un titre ou un objet (“Création d’un parc linéaire”).
Paragraphe : un contexte ou des consignes (quelques phrases).
Fichier : un PDF(ex. notes, contrat, procès-verbal).
Liste d’options : des choix guidés à imaginer (ex. ton neutre/pédagogique/convaincant).
Fonds documentaires (RAG) : bases publiques Delibia (délibérations, droit/Legifrance, jurisprudence CE/CAA/TA, rapports du Sénat, marchés).
Espaces documentaires : vos documents internes (modèles, procédures, notes).
Ordre recommandé sur le formulaire :
Contenu principal (ce que l’IA doit transformer, analyser, ... : texte/fichier)
Options (qui influencent la forme : ton, objectif, public, etc...)
Sources (fonds/espaces pour citer [n] si pertinent)
Cas d’usage typiques (exemples très parlants)
Synthèse de réunion
Variables : Notes (fichier/texte), Objectif (informer/décider/suivi), Public (équipe/direction/élus).
Sortie : Contexte → Participants → Décisions → Actions (tableau Action/Responsable/Échéance/Suivi) → Points à arbitrer → Prochaines étapes.
Analyse de document
Variables : Document à analyser (PDF), Objectif (paragraphe), Fonds (optionnel).
Sortie : Résumé → Clauses/points clés → Vigilance → Pistes de vérification (citations [n] si RAG).
Délibération (double RAG)
Variables : Objet (texte court), Éléments de perso (paragraphe/fichier), RAG fonds délibérations, RAG juridique.
Règle simple et sûre :
repérer les visas candidats dans les délibérations du fonds ;
vérifier/compléter ces visas dans le RAG juridique ;
inclure uniquement les visas confirmés (cités [n]).
si un visa du fonds n’est pas confirmé, le ranger en “Visas suggérés à vérifier” (bloc séparé, sans [n]).
Bonnes pratiques d’écriture (pour vos assistants)
Méthode fixe, claire et courte : 5 à 7 étapes (identifier → classer → structurer → reformuler → vérifier → finaliser).
Format imposé : titres de sections, tableau si utile, longueur cible (ex. 1 page + tableau).
Garde-fous RAG : n’utiliser que les extraits fournis ; citer [n] ; si aucune source pertinente, l’écrire et ne rien inventer.
Ton : professionnel, clair, accessible ; éviter “crucial” (préférez important / essentiel).
Contrôle qualité : avant de partager, vérifier la structure, la cohérence, la présence des citations [n] (si RAG), l’absence d’éléments inventés.
FAQ (questions fréquentes)
Puis-je “parler” à l’assistant ?
Non. Un assistant n’est pas un chatbot. Il suit une méthode fixe et rend un livrable selon vos variables.
Combien de variables faut-il ?
Souvent 2 à 5. Trop de variables embrouillent ; trop peu brident le résultat. Visez l’essentiel.
Que faire si je n’ai pas de sources RAG ?
L’assistant peut fonctionner sans RAG. Il l’indiquera (“Aucune source pertinente trouvée”) et restera sobre. Dès que possible, alimentez un fonds/espaces pour citer [n].
Qui voit mon assistant ?
La visibilité et l'utilisation de votre assistant dépend des rôles (Editeur/contributeur/utilisateur) et de la diffusion décidée par le créateur de l'assistant et l’autorité qui partage (service/collectivité).
Mini-checklist avant publication
Tâche récurrente et sortie normée.
2–5 variables typées, avec textes guides clairs.
Méthode en 5–7 étapes + format de sortie.
RAG : citations [n] ; message clair si fonds vide.
Testé sur 2 exemples réels, résultats stables.
Nom et description courte simples ; tooltips utiles.
Owner et autorité qui partage renseignés.
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