Introduction
Un assistant IA est un outil d'intelligence artificielle configurable. Il applique une méthode prédéfinie à des données fournies par l'utilisateur (variables) et, si nécessaire, à des sources documentaires (RAG), pour générer un livrable standardisé et réutilisable.
Diffère d’un chatbot :
Chatbot : conversation générale, réponses variables.
Assistant : méthodologie fixe, sortie homogène, réutilisable.
Bénéfices pour une collectivité :
Efficacité opérationnelle
Temps gagné sur les tâches répétitives (synthèses, notes, trames d’actes, analyses, procédures...).
Capacité de traitement accrue sans alourdir les équipes (pics d’activité, remplacements).
Réduction des reprises grâce à des livrables structurés et attendus.
Qualité, conformité et traçabilité
Structure imposée : homogénéité des productions.
Sources citées : sécurité juridique.
Bonnes pratiques encapsulées dans la méthode (contrôles, checklists, ton, formats).
Partage et continuité de service
Transférable : un assistant se partage à des collègues, une direction ou tous les agents de la collectivité.
Capitalisation du savoir-faire : la méthode devient un actif collectif, pas individuel.
Intégration accélérée : nouveaux arrivants, saisonniers, mobilités internes.
Montée en compétences des agents (innovation interne)
Apprentissage du prompt et des méthodes IA : les agents gagnent en autonomie.
Création d’assistants adaptés aux usages métiers : l’innovation vient du terrain.
Progression vers l’automatisation de processus (enchaînement de tâches, validations, diffusion).
Valorisation des agents : modernisation portée par les équipes dans une démarche collaborative (référents IA métiers).
Transformation des organisations (directions “ressources”)
Industrialisation des tâches récurrentes (juridique, RH, finances, communication, ...).
Standardisation utile (trames, contrôles, formats de sortie) : qualité pilotable.
Gouvernance : droits d’accès, catalogue interne d’assistants validés.
Comment ça marche ?
Choisir la tâche à automatiser (ex. : compte rendu, analyse de document, délibération).
Définir les variables :
contenu principal (texte/fichier),
options (public, ton, niveau de détail…),
sources documentaires : fonds Delibia, espaces internes.
Fixer la méthode (5–7 étapes) et le format de sortie (titres, tableaux).
Exécuter & partager : un résultat homogène à chaque utilisation.
Découvrons ensemble les étapes de création d'un assistant IA.
Présentation de la carte d'un assistant
Nom
Le nom de l'assistant figurera dans la liste des assistants disponibles. Optez pour un nom clair ou un surnom sympathique !
Description
La description résume, en une phrase, la fonction principale ou la valeur ajoutée de l'assistant.
Approbation
Afin de pouvoir être partagé avec tous les agents de la collectivité, chaque assistant créé par un utilisateur doit être approuvé par les administrateurs des équipes métiers concernées, ainsi que par la DSI. Cette procédure permet de réguler la diffusion et d'empêcher la prolifération d'assistants partagés sans autorisation.
Par défaut, les assistants Delibia sont automatiquement approuvés et diffusés. L'administrateur a la possibilité de les désinstaller, soit pour l'ensemble, soit pour une partie des agents de la collectivité.
Notation
Chaque utilisateur peut attribuer une note sur 5 à un assistant, ce qui aide à identifier les meilleurs assistants.
Badges
Un badge peut indiquer le modèle de langage utilisé, le fonds et/ou l'espace documentaire connecté à l'assistant.
Création de l’assistant
Structure du prompt d’un assistant
Nous vous encourageons à suivre autant que possible la structure de prompt proposée, même si des adaptations ou des innovations sont permises. Un prompt clair et bien structuré est essentiel pour une meilleure compréhension par l'IA. Il est également important de bien distinguer la structure du prompt de la création et de l'édition des variables.
Rôle : Qui est l’IA ? (ex. “Assistant de synthèse de réunion”).
Contexte : Dans quel cadre ? (service, document, usage).
Objectif : Résultat attendu, sans ambiguïté.
Variables : Ce que l’utilisateur fournit.
Instructions : La méthode pas à pas, stable.
Contraintes : Style, ton, règles (ex. citer les sources, mots à éviter).
Format de sortie : Structure exacte (titres, listes, tableau).
Note de prudence autour de l’IA (si nécessaire) : tout avertissement jugez utile rédigé à la fin du texte généré (lien avec charte des usages par ex.)
Exemple appliqué
Partons d'un exemple d'assistant IA dédié à la production de compte-rendu de réunion. Cet assistant est intitulé Scribe.
Voici un exemple possible de prompt. Vous pouvez vous en saisir et le personnaliser pour l'adapter à votre méthodologie rédactionnelle de compte-rendu :
# Rôle :
Tu es un assistant IA qui transforme des notes de réunion en un compte rendu clair, actionnable et homogène. Tu adaptes la trame et le ton au public cible et à l’objectif sélectionnés pour garantir l’utilité du document.
# Contexte :
L’utilisateur fournit ses notes (texte ou fichier). L’assistant doit produire un CR prêt à partager, neutre, lisible et orienté résultats.
# Objectif :
Générer un compte rendu structuré, lisible et cohérent d’une exécution à l’autre.
Mettre en évidence décisions, actions (responsable/échéance) et points à arbitrer.
Adapter la synthèse selon le public (opérationnel vs décisionnel) et l’objectif (informer/décider/suivi).
# Variables :
Notes de la réunion : insérer ici la variable créée
Public cible : insérer ici la variable créée
Objectif : insérer ici la variable créée
# Instructions :
Suivre les instructions suivantes en fonction des variables indiquées ci-dessus.
Analyser les notes de la réunion : extraire objet, date/lieu, participants/excusés, décisions, actions (responsable + échéance), points en suspens, informations clés.
Adapter au public cible :
équipe : niveau opérationnel avec des détails concrets, consignes et actions.
direction : niveau décisionnel avec une synthèse courte, arbitrages, impacts, risques.
élus : niveau politique avec une finalité publique, bénéfices usagers, choix à trancher, messages clés.
Adapter à l’objectif :
informer : couverture équilibrée des faits ; contexte + décisions + informations utiles.
décider : décisions à prendre, options avec impacts (coûts/délais/risques) ; puis éléments factuels utiles.
suivi : accent sur tableau d’actions (complet et à jour), écarts vs engagements précédents, prochaines échéances.
Structurer selon le Format de sortie (ci-dessous) en réordonnant les sections pour respecter le public cible et l’objectif.
Reformuler : phrases courtes, voix active ; supprimer apartés/doublons ; aligner les verbes d’action.
Finaliser : si le public cible = direction ou élus, ou si l’objectif = décider, ajouter un Résumé exécutif (5–8 lignes) en tête.
# Contraintes :
Structure stable, titres en gras ; tableau pour les actions.
Ton professionnel et neutre ; lisibilité prioritaire (20 mots environ par phrase).
Pas de conseils engageants ; se limiter à la restitution fidèle des éléments.
# Format de sortie :
En-tête : Objet de la réunion ; date, lieu ; animateur ; Participants / Excusés.
Résumé exécutif *(*si le public cible = direction ou élus, ou si l’objectif = décider) : 5–8 lignes (enjeux, décisions attendues/prises, impacts/risques, prochaines étapes majeures).
Décisions actées : liste claire (qui décide quoi).
Points à arbitrer / options (mettre en tête si objectif = décider) : options + impacts synthétiques (coûts/délais/risques).
Actions / Tableau : Action, Responsable, Échéance, Statut/Suivi.
Informations / faits marquants : éléments utiles au public cible.
Points en suspens : questions ouvertes, dépendances.
Prochaines étapes : jalons, rendez-vous, livrables.
# Note de prudence autour de l’IA (si nécessaire) :
Indiquer que le compte-rendu a bénéficié d’une IA pour être réalisé
Création et édition des variables
Les variables sont des outils qui permettent d'insérer des informations spécifiques (qu'elles proviennent de l'utilisateur ou de sources documentaires) directement dans le texte du prompt envoyé à l'IA. Vous avez la possibilité de configurer chaque variable selon divers types d'édition : Texte, Paragraphe, Fichier, Fonds documentaire, ou Espaces documentaires, en fonction des options choisies.
Dans un assistant IA, une variable est un champ à remplir par l’utilisateur (texte, fichier, liste d’options, sources documentaires…) que l'assistant IA utilise pour adapter la réponse à votre contexte. Elle remplace le nom donné à la variable entre accolades dans le prompt (ex. {notes}, {public}, {sources}) et structure le prompt pour obtenir une sortie fiable et répétable.
Création de variable
Les variables sont créées après avoir rédigé le prompt. Pour créer une variable, placer votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que la variable s'intègre dans votre prompt, puis cliquez sur le bouton vert "Insérer une variable" et sur "Nouvelle variable".
Chaque variable doit être créée à l'aide d'un seul mot. L'exemple ci-dessous montre ce qu'il ne faut pas faire : {public-cible} :
Attention, si votre variable est composée potentiellement d'un ou de quelques mots, vous pouvez l'intégrer dans une phrase du prompt comme ceci :
Génère un résumé {type} du texte suivant : {texte}La variable {type} peut être associée à une liste d'options où les valeurs pourraient être : court, détaillé. Dans ce cas, la phrase composée aura du sens.
Mais dans certaines situations où la variable renvoie à un contenu demandé à l'utilisateur, il est préférable de structurer l'information dans le prompt comme dans cet exemple :
La variable {notes} sera remplacée par tout le texte de l'utilisateur, il faut donc imaginer les informations qui seront intégrées dans le prompt remplaceront le texte en bleu.
Edition de variable
Pour optimiser l'expérience utilisateur, plusieurs types de variable sont disponibles, chacun avec des configurations spécifiques :
Type : Texte
Le nombre maximum de caractères doit être adapté, avec une limite de 900K caractères.
Type : Paragraphe
Choisissez le format de contenu parmi : Texte, Texte + Fichier, ou Fichier seul.
Le nombre maximum de caractères doit être adapté, avec une limite de 900K caractères.
Type : Liste d'options
Le “Titre de l'option” est le mot ou l’expression qui sera affiché sur la page de l'assistant.
La "Valeur pour le prompt" doit être précisée pour chaque élément. Si cela est pertinent, le mot ou l’expression ci-dessus peut être repris directement.
Type : Fonds documentaire
Accès direct aux différents fonds documentaires Delibia.
Un bouton "filtre" est disponible pour affiner la sélection d'un corpus documentaire précis au sein des fonds, par exemple, un assistant qui ne regarde que le code de la commande publique.
Type : Espaces documentaires
Permet l'accès à vos différents espaces documentaires.
Il n'est pas possible d'appliquer de filtres au sein d'un espace.
Un même assistant permet la connexion à plusieurs sources documentaires, qu'elles soient de type Fonds, Espaces, ou une combinaison des deux.
Interface (UI)
L'assistant se présente sous la forme d'une page formulaire qui se construit progressivement et où les utilisateurs saisissent des informations, téléchargent des documents et sélectionnent des paramètres. Il est donc important que les titres, descriptions et textes d'aide soient clairs et pédagogiques pour guider efficacement les utilisateurs.
Exemple :
Titre variable 1 : Notes de la réunion
Description variable 1 : Collez vos notes ou joignez le fichier à synthétiser (PDF). C’est la matière première du compte rendu.
Texte guide variable 1 : Indiquez l’objet, la date, les participants/excusés, les décisions évoquées, les actions envisagées et les points en suspens. Exemple : « Décision : lancer le marché communication (resp. L. Martin, échéance 15/10) ; Point à arbitrer : budget signalétique. »
Titre variable 2 : ...
Description variable 2 : ....
Texte guide variable 2 : ...
A reproduire en fonction du nombre de variables.
Partage & rôles
Si l'assistant est lié à un espace documentaire, assurez-vous que les utilisateurs disposent des autorisations nécessaires de consulter ou exploiter les documents de l'espace connecté. #gouvernance #confidentialité
En cliquant sur l'icône en haut à droite de l'écran
, vous pouvez gérer le partage de votre assistant :
Vous pouvez :
Partager à des utilisateurs
Partager à des équipes Métier ou Projet
Se rapprocher de votre administrateur pour prendre connaissance des choix d’administration de la plateforme (Permissions, accès, équipes, etc…)
Vous attribuez des rôles aux utilisateurs et membres des équipes Métier ou Projet :
Utilisateur : peut simplement utiliser l'assistant
Contributeur : peut modifier les éventuelles ressources documentaires contenues dans l'espace connecté
Editeur : peut modifier l'assistant et inviter d'autres utilisateurs ou équipes.
Checklist qualité & prochaines étapes
Checklist “prêt à partager” :
Structure respectée (titres, tableaux si prévus).
Variables claires (type, placeholder, ordre, défuts).
Instructions complètes (6 étapes max, méthode fixe).
RAG géré si utile (citations [n], message si fonds vide).
Contraintes écrites (ton, style, mots à éviter, non-engagement).
Résultats stables sur 2–3 jeux d’essai.
UX soignée (nom, description, textes guides).
Gouvernance : Créateur, autorité qui partage, rôles définis.
Version notée (v1.0) + journal des changements.
Prochaines étapes
Partager à un petit groupe (5–10 utilisateurs) avant diffusion plus large si utile.
Collecter retours (points forts, points confus, anomalies).
Itérer (v1.1) : améliorer variables, instructions, UX.
Documenter 1–2 cas d’usage exemplaires pour l’équipe.
Choix du cas d'usage
Votre assistant sera efficace si la tâche est :
Récurrente : vous la faites souvent (hebdomadaire / mensuelle).
Normée : la forme attendue est connue (note, tableau, matrice, acte, analyse).
Alimentée : vous disposez d’entrées claires (texte, fichier, fonds/espaces).
À forte valeur : gain de temps, qualité ou traçabilité mesurable.
Sourçable : possibilité de citer (RAG fonds/espaces) ou d’indiquer “non vérifiable”.
Exemples
Synthèse de réunion (notes > trame fixe).
Analyse d’un document (PDF > résumé + points de vigilance).
Génération de délibération (objet + RAG > acte structuré).
S'inspirer des assistants Delibia que vous pourriez personnaliser avec votre méthode rédactionnelle, d'analyse, etc.