Dans Delibia, un bon prompt permet de produire une note, une synthèse, une comparaison, une trame, un tableau, une aide à la décision ou une première version de document à retravailler.
L’objectif n’est pas seulement de poser une question à l’IA, mais de lui expliquer précisément ce que vous attendez : le rôle à adopter, le contexte, les sources à exploiter, le résultat souhaité, le niveau de détail et le format attendu.
1. Avant de rédiger : sélectionnez les bonnes sources
Avant de poser votre question au chatbot, vérifiez les sources que vous souhaitez mobiliser.
Dans Delibia, le chatbot peut exploiter plusieurs types de sources :
les fonds documentaires Delibia : Collectivités, Juridique, Jurisprudence, Marchés publics, Sénat, Aides et subventions ;
les espaces documentaires internes de votre collectivité, si votre organisation les utilise ;
les documents joints ponctuellement, lorsque vous travaillez sur un fichier précis.
La sélection des fonds est importante : elle permet d’obtenir une réponse plus pertinente, plus contextualisée et moins bruitée.
À retenir
Ce n’est pas parce que vous écrivez dans votre prompt “en te basant sur la jurisprudence” que le chatbot va automatiquement interroger le fonds Jurisprudence.
Si vous souhaitez que Delibia exploite la jurisprudence, vous devez d’abord cocher le fonds Jurisprudence dans l’interface.
Même logique pour les autres fonds : si vous souhaitez mobiliser le droit, cochez Juridique ; si vous souhaitez mobiliser des exemples de collectivités, cochez Collectivités ; si vous souhaitez travailler sur des pièces de marchés publics, cochez Marchés publics.
Exemple :
Votre besoin | Fonds à cocher |
Comparer des délibérations ou pratiques territoriales | Collectivités |
Analyser une question juridique | Juridique |
Croiser avec des décisions du juge administratif | Jurisprudence |
Rechercher des exemples de CCTP ou CCAP | Marchés publics |
Documenter une politique publique | Sénat, Collectivités |
Identifier des aides mobilisables | Aides et subventions |
Un bon prompt ne remplace donc pas le bon paramétrage des sources. Les deux vont ensemble.
2. Les 6 éléments d’un bon prompt
Pour obtenir une réponse de qualité, essayez de préciser les éléments suivants.
Élément | Ce qu’il faut indiquer | Exemple |
Rôle | Votre fonction ou le point de vue attendu | “Je suis agent territorial en charge de la restauration scolaire.” |
Contexte | La situation, le projet ou la question à traiter | “Je dois préparer une note pour ma direction sur l’évolution de la tarification.” |
Résultat attendu | Le livrable souhaité | “Rédige une note d’aide à la décision.” |
Objectif | Ce que la réponse doit permettre de faire | “L’objectif est de faciliter un arbitrage.” |
Contraintes | Ton, longueur, public cible, sources, périmètre | “Utilise un ton administratif, clair, adapté à une direction générale.” |
Format | La forme attendue | “Présente la réponse en 3 parties avec un tableau de synthèse.” |
Vous n’avez pas toujours besoin de tout détailler, mais plus votre demande est structurée, plus Delibia pourra produire une réponse directement exploitable.
3. Modèle simple à réutiliser
Vous pouvez partir de cette structure :
Je suis [rôle / fonction].
Je dois [contexte / tâche à réaliser].
En te basant sur [sources ou fonds à utiliser], produis [résultat attendu].
L’objectif est de [objectif].
Respecte les contraintes suivantes : [ton, longueur, public cible, niveau de détail].
Présente la réponse sous la forme suivante : [format attendu].
Exemple :
Je suis agent territorial en charge de la restauration scolaire.
Je dois préparer une note pour ma direction sur l’évolution de la tarification.
En te basant sur des exemples de délibérations et d’annexes de collectivités, rédige une note d’aide à la décision présentant les critères utilisés pour construire une grille tarifaire progressive.
L’objectif est de faciliter un arbitrage sur les options possibles.
Utilise un ton administratif, clair et synthétique.
Présente la réponse en 4 parties : contexte, pratiques observées, options possibles, points de vigilance. Ajoute un tableau comparatif et cite les sources utilisées.
4. Adapter son prompt au résultat attendu
Selon votre besoin, vous pouvez demander des formats différents.
Besoin | Formulation possible |
Synthétiser | “Produis une synthèse claire des principaux enseignements, en 5 points maximum.” |
Comparer | “Compare les pratiques observées dans plusieurs collectivités et présente les différences dans un tableau.” |
Préparer une décision | “Rédige une note d’aide à la décision avec les avantages, limites et points de vigilance.” |
Produire une trame | “Propose une trame structurée de convention avec les principales clauses à prévoir.” |
Analyser un risque | “Identifie les points de vigilance juridiques, financiers et opérationnels.” |
Reformuler | “Reformule ce texte dans un style plus clair, administratif et accessible.” |
Préparer une réunion | “Prépare une liste de questions à poser en réunion de cadrage.” |
Construire un tableau | “Présente la réponse sous forme de tableau avec les colonnes suivantes…” |
5. Exemples de prompts
Objectif | Exemple de prompt |
Préparer une note | “Je suis agent territorial et je dois préparer une note pour ma direction sur la mise en place d’un budget vert. En t’appuyant sur des exemples de collectivités et des rapports institutionnels, rédige une note d’une page maximum présentant le contexte, les objectifs, les modalités de mise en œuvre, les bénéfices attendus et les points de vigilance. Utilise un ton formel et cite les sources utilisées.” |
Comparer des pratiques | “Je travaille sur l’évolution de la tarification de la restauration scolaire. En te basant sur des délibérations et annexes de collectivités, compare les critères utilisés pour construire une grille tarifaire progressive. Présente la réponse sous forme de tableau, puis ajoute une synthèse des tendances observées.” |
Construire une trame | “Je prépare une convention de partenariat avec une association de protection animale pour lutter contre la divagation des animaux errants. En te basant sur des exemples de conventions et de délibérations de communes comparables, propose une trame structurée avec l’objet, les engagements des parties, les modalités financières, le suivi, la durée, la résiliation et les points de vigilance.” |
Croiser droit, jurisprudence et pratiques | “Je suis agent au sein d’un service commande publique. Je dois analyser la possibilité de modifier un marché public en cours d’exécution pour ajouter des prestations complémentaires non prévues initialement. En te basant sur le Code de la commande publique, la jurisprudence administrative pertinente et des exemples de pratiques observées dans les collectivités, produis une synthèse opérationnelle en trois parties : cadre juridique, pratiques observées, points de vigilance.” |
Préparer un document pour la hiérarchie | “Je dois présenter à ma hiérarchie l’intérêt d’un projet de règlement intérieur pour un équipement public. En te basant sur des exemples de collectivités, rédige une note administrative courte présentant le contexte, les objectifs, les principales clauses observées, les bénéfices pour la collectivité et les points à arbitrer. Format : une page maximum, avec titres et paragraphes courts.” |
Avant d’utiliser ces exemples, pensez à cocher les fonds correspondants dans l’interface du chatbot.
6. Travailler par rebonds : le fond, la forme, l’ajustement
Il n’est pas nécessaire d’obtenir une réponse parfaite dès la première demande. Vous pouvez travailler en plusieurs étapes.
Une méthode simple consiste à raisonner en trois temps :
Étape | Objectif | Exemple |
1. Le fond | Obtenir une première réponse structurée sur le sujet | “Rédige une note”, “Propose une grille”, “Analyse les risques”, “Compare les pratiques” |
2. La forme | Adapter la réponse au public ou au support | “Résume en 10 points”, “Transforme en tableau”, “Fais une version pour élus”, “Simplifie le vocabulaire” |
3. L’ajustement | Ajouter un complément utile ou améliorer le livrable | “Ajoute une checklist”, “Propose des points de vigilance”, “Ajoute une FAQ”, “Identifie les erreurs fréquentes” |
Cette méthode permet de construire progressivement un livrable plus utile, sans tout demander dès le premier prompt.
Exemples par métier
Domaine / métier | Étape 1 : Le fond | Étape 2 : La forme | Étape 3 : L’ajustement |
Ressources humaines | “Je suis DRH. Propose une checklist de sécurisation d’une procédure disciplinaire, de l’alerte jusqu’à la décision, avec les principaux points de vigilance.” | “Résume cette réponse en 10 points maximum pour une fiche à destination des managers.” | “Ajoute un encadré intitulé ‘Erreurs fréquentes à éviter’, avec 5 items.” |
Juridique | “Je suis juriste. Rédige une note de synthèse d’une page sur les risques juridiques d’un projet de délibération créant un nouveau dispositif d’aides économiques.” | “Fais une version très courte, en 5 lignes, pour un cabinet ou un élu.” | “Propose une checklist de relecture avant passage en commission permanente.” |
Commande publique | “Je suis acheteur public. Donne une grille d’analyse des offres pour un marché de services intellectuels, avec une proposition de pondération.” | “Transforme la réponse en tableau prêt à copier-coller : critère, sous-critères, éléments de preuve attendus.” | “Propose 6 questions de clarification à poser aux candidats en cas d’offre ambiguë.” |
Recherche / innovation | “Agis comme un chargé de mission recherche et enseignement supérieur. Rédige une trame d’appel à projets pour la recherche partenariale : objectifs, critères, calendrier, pièces attendues.” | “Fais une version plus simple pour une page web, avec un ton clair et non juridique.” | “Propose une FAQ de 8 questions pour les porteurs de projets.” |
Transition énergétique | “Analyse des exemples de délibérations régionales sur l’aide à la transition énergétique des lycées : rénovation, sobriété, performance énergétique.” | “Résume les 3 modèles de dispositifs qui reviennent le plus souvent.” | “Donne une version très courte pour une réunion : 3 options possibles, avec 1 avantage et 1 limite pour chacune.” |
Numérique / IA | “Propose une note de cadrage sur les principes d’usage de l’IA générative par les agents : objectifs, risques, confidentialité, gouvernance.” | “Fais une version courte sous forme de 10 règles à diffuser aux agents.” | “Propose un plan de formation interne et une checklist DSI avant déploiement.” |
7. Exemples de demandes complémentaires utiles
Après une première réponse, vous pouvez demander à Delibia de la retravailler.
Besoin | Exemple de demande |
Simplifier | “Reformule avec un vocabulaire plus accessible pour des non-spécialistes.” |
Raccourcir | “Réduis cette réponse à une page maximum.” |
Structurer | “Transforme cette réponse en tableau.” |
Adapter au public | “Fais une version destinée à des élus.” |
Ajouter des risques | “Ajoute les points de vigilance juridiques, financiers et opérationnels.” |
Préparer une décision | “Ajoute une partie ‘options possibles’ avec avantages et limites.” |
Passer à l’action | “Transforme cette réponse en plan d’action en 5 étapes.” |
Vérifier | “Liste les points à contrôler avant validation.” |
Si la première réponse est trop longue, trop générale ou pas assez opérationnelle, ne recommencez pas forcément depuis le début.
Ajoutez plutôt une demande de rebond :
“Garde le contenu principal, mais transforme-le en note d’une page pour ma direction.”
ou :
“Reprends cette réponse et ajoute une partie ‘points de vigilance’ avec les risques à anticiper.”
8. Les erreurs fréquentes à éviter
À éviter | Pourquoi | À préférer |
“Fais-moi une note” | Trop vague | “Rédige une note d’aide à la décision d’une page, destinée à ma direction.” |
“Cherche tout sur ce sujet” | Trop large | “Compare les pratiques de collectivités sur ce sujet et limite la réponse aux exemples sourcés.” |
“Rédige une convention” | Contexte insuffisant | “Propose une trame de convention entre une commune et une association, avec les clauses principales.” |
“Analyse ce projet” | Résultat attendu peu clair | “Identifie les bénéfices, risques, points de vigilance et conditions de réussite.” |
Demander d’utiliser un fonds sans le cocher | Le chatbot ne mobilise que les sources sélectionnées dans l’interface | Cocher le fonds utile, puis préciser dans le prompt comment l’exploiter |
Ne pas préciser le format | Réponse moins exploitable | “Présente la réponse sous forme de tableau puis ajoute une synthèse.” |
9. Relire et vérifier les sources
Delibia aide à produire une réponse structurée et sourcée, mais l’agent reste responsable de l’analyse finale.
Avant de réutiliser une réponse :
relisez les sources citées ;
vérifiez que les documents sont adaptés à votre contexte ;
contrôlez les dates et le cadre juridique ;
adaptez les exemples à votre collectivité ;
faites valider les éléments sensibles par les services compétents.
À retenir
Un bon prompt décrit clairement votre rôle, votre contexte, le résultat attendu, l’objectif, les contraintes et le format souhaité.
Dans Delibia, il faut aussi penser à sélectionner les bons fonds documentaires avant de poser sa question.
La bonne méthode : choisir les sources, expliquer le besoin, demander un format clair, puis améliorer la réponse par rebonds si nécessaire.