Une IA généraliste répond principalement à partir de ses données d’entraînement ou du web. Delibia va plus loin : la plateforme permet d’accéder à des fonds documentaires spécialisés pour l’action publique territoriale, puis de les exploiter avec l’IA pour produire des réponses sourcées, contextualisées et utiles au travail des agents.
Les délibérations, décisions et annexes des collectivités constituent une source particulièrement importante. Une délibération est souvent le résultat d’un travail mené par plusieurs services, instruit techniquement, arbitré administrativement et validé politiquement. Elle documente concrètement la manière dont une collectivité conçoit, formalise et met en œuvre une politique publique, un projet, une convention, une tarification, une stratégie ou une organisation.
En rassemblant ces documents, Delibia permet de mutualiser une partie de l’intelligence des territoires : pratiques, modèles, arbitrages, retours d’expérience et documents opérationnels deviennent plus facilement accessibles aux agents.
1. Les principaux fonds documentaires accessibles
Delibia donne accès à plusieurs fonds documentaires spécialisés. Chaque fonds correspond à une famille de documents et à des usages différents.
Fonds documentaire | Ce qu’il contient | Exemples d’usage |
Collectivités | Délibérations, arrêtés, décisions et annexes de collectivités territoriales | Comparer des politiques publiques, retrouver une convention, analyser une grille tarifaire, consulter une stratégie locale |
Juridique | Textes juridiques et réglementaires | Rechercher un texte applicable, limiter l’analyse à un code précis, vérifier une référence |
Jurisprudence | Décisions de jurisprudence administrative | Identifier des décisions comparables ou compléter une analyse juridique |
Marchés publics | Pièces de marchés publics : CCTP, CCAP, documents techniques | Trouver des exemples de clauses, cahiers des charges ou pièces de consultation |
Aides et subventions | Aides financières et dispositifs d’accompagnement | Identifier des financements mobilisables pour un projet local |
Sénat | Rapports d’information et travaux parlementaires | Documenter une politique publique, enrichir une note, contextualiser un sujet |
Les annexes aux délibérations sont souvent particulièrement utiles. Elles peuvent contenir des documents très opérationnels : conventions, contrats, grilles tarifaires, règlements intérieurs, rapports, études, diagnostics, plans d’action ou stratégies détaillées.
2. Deux façons d’utiliser les sources : rechercher ou exploiter
Dans Delibia, il faut distinguer deux usages complémentaires :
Le moteur de recherche, pour accéder directement à des documents.
Le chatbot, pour exploiter des documents et produire une réponse sourcée.
Ces deux usages ne répondent pas au même besoin.
Besoin | Fonction à privilégier | Exemple |
Retrouver un document précis | Moteur de recherche | Rechercher une grille tarifaire, une convention, un CCTP ou une délibération |
Identifier plusieurs exemples de documents | Moteur de recherche | Rechercher des délibérations sur la tarification de la restauration scolaire |
Comparer des pratiques | Chatbot | Demander une comparaison des critères utilisés par plusieurs collectivités |
Produire une note ou une proposition | Chatbot | Demander une note d’aide à la décision à partir de sources territoriales |
Croiser plusieurs fonds | Chatbot | Mobiliser à la fois le droit, la jurisprudence et les pratiques de collectivités |
Le moteur de recherche sert à trouver les sources.
Le chatbot sert à transformer ces sources en réponse utile : synthèse, comparaison, proposition, note, trame, points de vigilance.
Dans une logique d’usage responsable de l’IA, il est préférable d’utiliser le moteur de recherche lorsqu’il s’agit simplement de retrouver un document. Le chatbot doit être mobilisé lorsque sa valeur ajoutée est réelle : analyser, comparer, synthétiser ou produire.
3. Utiliser le moteur de recherche
Le moteur de recherche est à privilégier lorsque vous savez quel type de document vous cherchez.
Dans le moteur de recherche, les fonds documentaires interrogeables doivent être sélectionnés par l’utilisateur. Vous ne recherchez pas dans tous les fonds en même temps, car chaque fonds dispose de filtres adaptés à sa nature documentaire.
Par exemple :
si vous cherchez une délibération, utilisez le fonds Collectivités ;
si vous cherchez un CCTP, utilisez le fonds Marchés publics ;
si vous cherchez un texte juridique, utilisez le fonds Juridique ;
si vous cherchez une décision de justice administrative, utilisez le fonds Jurisprudence.
etc.
Dans le moteur de recherche, sélectionnez le fonds documentaire adapté à votre besoin. Les filtres proposés dépendent du fonds choisi.
Exemples de recherches adaptées au moteur documentaire :
Objectif | Fonds à sélectionner | Requête possible |
Trouver une grille tarifaire | Collectivités |
|
Trouver une convention | Collectivités |
|
Trouver une stratégie locale | Collectivités |
|
Trouver une pièce de marché | Marchés publics |
|
Retrouver un texte applicable | Juridique |
|
Trouver une jurisprudence | Jurisprudence |
|
Le moteur de recherche permet d’accéder rapidement aux documents et d’utiliser les filtres du fonds sélectionné pour réduire le bruit documentaire.
4. Utiliser le chatbot Delibia
Le chatbot Delibia est utile lorsque vous ne cherchez pas seulement à retrouver un document, mais à exploiter plusieurs sources pour produire une réponse structurée, contextualisée et sourcée.
Contrairement à une IA généraliste, le chatbot Delibia peut s’appuyer sur les fonds documentaires sélectionnés dans la plateforme. Il peut ainsi produire une réponse ancrée dans des documents réels : délibérations, annexes, textes juridiques, jurisprudence, pièces de marchés publics, rapports institutionnels ou documents internes.
Avant de poser votre question, sélectionnez les fonds utiles à votre recherche. Dans l’interface du chatbot, le bouton Fonds permet de cocher les fonds à mobiliser : par exemple Collectivités, Juridique, Jurisprudence, Marchés publics, Sénat ou Aides et subventions.
Vous pouvez sélectionner un seul fonds ou en croiser plusieurs.
Par exemple, pour analyser une question de commande publique, vous pouvez sélectionner :
Juridique, pour le cadre légal ;
Jurisprudence, pour les décisions administratives pertinentes ;
Collectivités, pour observer des exemples de pratiques territoriales.
Dans le chatbot, cochez les fonds utiles à votre question. Vous pouvez croiser plusieurs fonds pour produire une réponse plus complète et mieux contextualisée.
Cette sélection est importante. Elle permet :
de réduire le bruit documentaire ;
d’éviter de mobiliser des sources inutiles ;
de produire une réponse plus proche du contexte recherché ;
de mieux maîtriser les sources utilisées par l’IA.
5. Filtrer finement les sources
Delibia permet aussi de filtrer finement les sources utilisées, aussi bien dans l’accès aux documents que dans leur exploitation par le chatbot.
Selon le fonds interrogé, vous pouvez limiter la recherche ou l’analyse à certains types de documents, certaines collectivités, certains territoires, certains codes, certaines juridictions ou certains critères disponibles dans la plateforme.
Besoin | Exemple de filtrage |
Limiter une recherche juridique | Interroger uniquement le Code de la commande publique |
Réduire le bruit documentaire | Ne mobiliser que le fonds Collectivités ou Juridique |
Comparer des collectivités similaires | Limiter l’analyse aux communes de moins de 20 000 habitants |
Travailler sur des documents opérationnels | Cibler les annexes aux délibérations |
Croiser plusieurs angles | Associer droit applicable, jurisprudence et exemples territoriaux |
Exemple : vous pouvez demander au chatbot de produire une trame de convention de partenariat avec une association de protection animale, en se basant uniquement sur des délibérations de communes de moins de 20 000 habitants. Cela permet d’obtenir une réponse plus contextualisée qu’une réponse générale.
6. Bien formuler une demande au chatbot
Pour obtenir une bonne réponse, votre demande doit être suffisamment complète. Un bon prompt précise généralement :
Élément | Ce qu’il faut indiquer |
Rôle | Votre fonction ou le point de vue attendu |
Contexte | La situation, le projet ou la question à traiter |
Résultat attendu | Le livrable souhaité : note, tableau, synthèse, trame, analyse |
Objectif | Ce que la réponse doit permettre de faire : décider, comparer, cadrer, sécuriser |
Contraintes | Ton, longueur, niveau de détail, sources à utiliser, périmètre territorial |
Format | Paragraphes, tableau, plan détaillé, note courte, liste de points d’attention |
Exemples de demandes adaptées au chatbot :
Objectif | Exemple de prompt |
Comparer des pratiques territoriales | “Je suis agent territorial en charge de la restauration scolaire. Je dois préparer une analyse comparative pour ma direction sur la tarification progressive. En te basant sur des exemples concrets de collectivités, compare les critères utilisés pour construire une grille tarifaire progressive : quotient familial, nombre d’enfants, résidence, revenus, tarifs extérieurs. Présente la réponse sous forme de tableau, puis ajoute une courte synthèse des tendances observées et des points de vigilance.” |
Produire une proposition sourcée | “Je travaille sur un projet d’évolution de la tarification de la restauration scolaire. En te basant sur des délibérations et annexes de collectivités, propose une grille tarifaire progressive adaptée à une commune de taille moyenne. L’objectif est d’obtenir une base de travail pour préparer une note interne. Utilise un ton administratif, indique les hypothèses retenues, présente la grille sous forme de tableau et cite les sources utilisées.” |
Construire une trame de convention | “Je prépare une convention de partenariat avec une association de protection animale pour contribuer à la lutte contre la divagation des animaux errants. En te basant uniquement sur des exemples de conventions et de délibérations de communes de moins de 20 000 habitants, propose une trame de convention structurée. Fais apparaître les parties, l’objet, les engagements de chacun, les modalités financières, le suivi, la durée, la résiliation et les points de vigilance.” |
Croiser droit, jurisprudence et pratiques | “Je suis agent territorial au sein d’un service commande publique. Je dois analyser la possibilité de modifier un marché public en cours d’exécution pour ajouter des prestations complémentaires non prévues initialement. En te basant uniquement sur le Code de la commande publique, la jurisprudence administrative pertinente et des exemples de pratiques observées dans les collectivités, produis une synthèse opérationnelle. Présente la réponse en trois parties : cadre juridique, pratiques observées, points de vigilance. Cite les sources utilisées.” |
Préparer une note d’aide à la décision | “Je dois rédiger une note d’aide à la décision sur la mise en place d’un budget vert. En t’appuyant sur des exemples de collectivités et des rapports institutionnels, présente le contexte, les objectifs possibles, les modalités de mise en œuvre, les bénéfices attendus et les points de vigilance. Le résultat attendu est une note structurée d’une page maximum, avec des paragraphes courts et des sources citées.” |
7. Exemple de méthode complète
Pour un sujet comme la tarification de la restauration scolaire, vous pouvez procéder en plusieurs étapes.
Étape | Fonction utilisée | Exemple |
1. Trouver des sources | Moteur de recherche | Rechercher |
2. Identifier des exemples utiles | Moteur de recherche | Ouvrir les délibérations et annexes les plus pertinentes |
3. Comparer les pratiques | Chatbot | Demander une comparaison des critères utilisés par les collectivités |
4. Produire un livrable | Chatbot | Demander une proposition de grille tarifaire ou une note d’aide à la décision |
5. Vérifier les sources | Documents cités | Relire les documents mobilisés avant réutilisation |
Cette méthode permet d’utiliser Delibia de manière plus efficace : le moteur pour trouver, le chatbot pour analyser et produire.
8. Bonnes pratiques
Bonne pratique | Pourquoi ? |
Utiliser le moteur pour retrouver un document précis | C’est plus direct, plus rapide et plus sobre |
Utiliser le chatbot pour analyser, comparer ou produire | L’IA est mobilisée lorsque sa valeur ajoutée est réelle |
Cocher uniquement les fonds utiles | Cela réduit le bruit documentaire |
Utiliser les filtres disponibles | Cela permet de contextualiser les résultats |
Préciser le type de collectivité ou de document recherché | Les réponses seront plus adaptées |
Vérifier les sources citées | Les réponses doivent toujours être relues à partir des documents |
Adapter les exemples à votre contexte local | Chaque collectivité a ses compétences, contraintes et arbitrages |
À retenir
Delibia permet à la fois d’accéder à des documents publics utiles aux collectivités et de les exploiter avec l’IA :
Le moteur de recherche sert à retrouver des documents.
Le chatbot sert à produire des réponses sourcées à partir de ces documents.
La sélection des fonds et l’usage des filtres sont essentiels : ils permettent de réduire le bruit documentaire, de contextualiser les réponses et d’utiliser l’IA de manière plus efficace et plus responsable.