1. Qui peut voir l’Académie ?
La visibilité de l’Académie est pilotée depuis les permissions de l’organisation.
Chemin recommandé :
Organisation > Permissions > Accéder à l’Académie
La collectivité peut choisir de rendre l’Académie visible :
Cas | Effet |
Tous les agents | Tous les utilisateurs de l’organisation voient l’entrée Académie dans Delibia. |
Une sélection d’agents, directions ou équipes | Seuls les utilisateurs concernés voient l’Académie. |
Aucun agent | L’Académie n’est pas visible pour les utilisateurs de la collectivité. |
L’accès peut être ouvert progressivement, par exemple d’abord aux administrateurs, référents IA, directions pilotes ou groupes projet.
2. Qui peut piloter l’Académie ?
Les administrateurs de la collectivité disposent d’un accès à l’espace Pilotage Académie.
Depuis cet espace, ils peuvent :
suivre les inscriptions ;
consulter les sessions programmées ;
suivre les crédits ;
définir les règles d’inscription ;
paramétrer la visibilité des sessions ;
consulter les règles de gestion dans l’onglet Aide.
Les administrateurs reçoivent des notifications email lorsqu’une action nécessite leur attention, notamment en cas de demande d’inscription à valider.
3. Sessions mutualisées et sessions privatisées
L’Académie peut afficher deux types de sessions.
Type de session | Définition |
Session mutualisée | Session organisée par Delibia et ouverte à plusieurs collectivités. |
Session privatisée | Session réservée à une collectivité, planifiée avec son chargé d’accompagnement. |
Par défaut, les sessions mutualisées sont affichées lorsqu’elles sont ouvertes à l’inscription.
Les sessions privatisées nécessitent une planification et un paramétrage avec le chargé d’accompagnement Delibia. Une fois programmées, elles peuvent être rendues visibles aux agents concernés.
La collectivité peut également choisir de prioriser les sessions privatisées : lorsqu’une session privatisée est disponible pour une formation, les sessions mutualisées de cette même formation ne sont pas proposées aux agents.
4. Crédits engagés et crédits dépensés
Les crédits permettent de suivre l’impact des inscriptions et des sessions de formation.
Notion | Définition |
Crédits achetés ou attribués | Total des crédits disponibles via l’abonnement, le Programme Accélérateur ou les packs de crédits. |
Crédits engagés | Crédits réservés pour des sessions ou inscriptions futures déjà validées ou programmées. |
Crédits dépensés | Crédits définitivement consommés. |
Crédits disponibles | Crédits restants après déduction des crédits engagés et dépensés. |
Formule de lecture :
Crédits disponibles = crédits achetés ou attribués − crédits engagés − crédits dépensés
Exemple :
Indicateur | Valeur |
Crédits achetés ou attribués | 1 547 crédits |
Crédits dépensés | 5 crédits |
Crédits engagés | 750 crédits |
Crédits disponibles | 792 crédits |
Les crédits engagés ne sont pas encore définitivement consommés. Ils correspondent à des sessions ou inscriptions futures. Ils peuvent être libérés si l’opération est annulée dans les conditions prévues.
Les crédits dépensés correspondent à des crédits définitivement consommés. Ils ne sont plus disponibles.
5. Annulation d’une inscription utilisateur
L’annulation d’une inscription dépend du type de session et du mode de fonctionnement de la collectivité.
Cas 1 : Session mutualisée sans Programme Accélérateur
Lorsqu’une collectivité ne dispose pas d’un Programme Accélérateur, l’inscription individuelle à une session mutualisée consomme des crédits.
Moment de l’annulation | Règle |
Jusqu’à 48h avant la session | Annulation gratuite. Les crédits engagés sont libérés. |
Moins de 48h avant la session | Annulation payante. Les crédits sont dépensés. |
Exemple :
Un agent est inscrit à une session mutualisée Cas d’usages métiers consommant 4 crédits.
Situation | Effet crédits |
Annulation 3 jours avant la session | 4 crédits libérés |
Annulation la veille de la session | 4 crédits dépensés |
Cas 2 : Session mutualisée avec Programme Accélérateur
Dans le cadre d’un Programme Accélérateur, les sessions mutualisées sont incluses.
L’inscription individuelle à une session mutualisée ne consomme pas de crédits.
Il n’y a donc pas d’enjeu de débit ou de remboursement de crédits en cas d’annulation individuelle.
Cas 3 : Session privatisée
Pour une session privatisée, les crédits sont liés à la programmation de la session, et non à chaque inscription individuelle.
L’annulation d’un participant ne recrédite donc pas automatiquement la collectivité.
Toute annulation, modification ou reprogrammation d’une session privatisée doit être traitée avec le chargé d’accompagnement Delibia.
6. Règles selon le mode de fonctionnement de la collectivité
Situation de la collectivité | Sessions mutualisées | Sessions privatisées |
Avec Programme Accélérateur | Incluses, sans consommation de crédits individuels | Décomptées de l’enveloppe de crédits du programme |
Sans Programme Accélérateur | Décomptées par utilisateur inscrit | Décomptées par session |
Dans le Programme Accélérateur, les crédits servent principalement à organiser les sessions privatisées prévues avec la collectivité.
Hors Programme Accélérateur, les crédits permettent de réserver des places en sessions mutualisées ou de programmer des sessions privatisées.
7. Règles de validation des inscriptions
La collectivité peut définir le niveau de contrôle souhaité sur les inscriptions.
Politique | Effet |
Inscription libre | Les agents peuvent s’inscrire directement aux sessions ouvertes, dans la limite des places disponibles. |
Validation si impact crédits | Les inscriptions sans impact crédits sont automatiquement confirmées. Les inscriptions qui engagent ou consomment des crédits nécessitent une validation administrateur. |
Validation systématique | Toutes les inscriptions nécessitent une validation administrateur, même lorsqu’elles ne consomment pas de crédits. |
La politique recommandée pour conserver un contrôle budgétaire est :
Validation si impact crédits
8. Visibilité des sessions
La collectivité peut choisir la règle d’affichage des sessions côté agent.
Option | Effet |
Afficher toutes les sessions disponibles | Les agents voient les sessions privatisées programmées par leur collectivité et les sessions mutualisées ouvertes à l’inscription. |
Prioriser les sessions privatisées | Lorsqu’une session privatisée est disponible pour une formation, les sessions mutualisées de cette même formation ne sont pas proposées aux agents. |
Par défaut, les sessions mutualisées sont affichées lorsqu’elles sont disponibles.
Les sessions privatisées doivent être planifiées et paramétrées avec le chargé d’accompagnement avant d’être proposées aux agents.
9. Notifications email
Les administrateurs peuvent recevoir des notifications email liées au pilotage de l’Académie.
Les notifications peuvent notamment concerner :
une demande d’inscription à valider ;
une inscription nécessitant une validation en raison d’un impact crédits ;
une session à venir ;
une modification ou annulation de session ;
une situation nécessitant une action administrateur.
L’objectif est de permettre aux administrateurs de suivre les inscriptions sans devoir consulter en permanence l’onglet Pilotage.
10. À retenir
L’Académie peut être visible pour tous les agents, seulement certains agents, ou rester masquée.
Les administrateurs accèdent au Pilotage Académie.
Les sessions mutualisées sont affichées par défaut.
Les sessions privatisées nécessitent une planification avec le chargé d’accompagnement.
Les crédits engagés sont réservés pour des opérations futures.
Les crédits dépensés sont définitivement consommés.
L’annulation d’une inscription mutualisée payante est gratuite jusqu’à 48h avant la session.
Les sessions mutualisées incluses dans le Programme Accélérateur ne posent pas d’enjeu de consommation individuelle de crédits.