🔎 1. Introduction
La fonctionnalité Espaces de Delibia vous permet de créer un chatbot expert, directement connecté à vos documents métiers (règlements, procédures, contrats, référentiels, etc.). Cet assistant conversationnel peut devenir un véritable outil de travail quotidien pour vos équipes.
Un chatbot personnalisé peut :
répondre à des questions précises ou complexes à partir d’un corpus documentaire ;
produire des notes, courriers ou rapports s’appuyant sur vos référentiels ;
aider à interpréter des cas particuliers ;
servir de support à la montée en compétence des agents.
Bon à savoir :
Contrairement à un chatbot classique, votre chatbot Delibia est limité à vos propres documents, garantissant ainsi des réponses contextualisées, fiables et adaptées à vos besoins.
🛠️ 2. Étapes pour utiliser l'assistant
📍Cas d'usage :
Vous êtes un agent du service RH. Vous devez répondre rapidement aux questions récurrentes des agents sur leurs droits. Vous créez un chatbot RH connecté aux textes réglementaires et aux procédures internes.
👉 Résultat : le chatbot peut répondre directement à des questions comme :
Quel est le délai pour déposer une demande de congé ?
Quelles sont les règles de cumul d’activités ?
Comment fonctionne le temps partiel thérapeutique ?
Ce chatbot pouvant être partagé devient un support accessible à toute l’équipe RH et évite de répéter les mêmes explications.
1. Créez un espace ou rendez-vous sur un espace déjà créé
Depuis l’accueil de Delibia, cliquez sur l’onglet "Espaces", situé dans le menu à gauche. Cet espace regroupe les espaces que vous avez créé notamment via la fonctionnalité "Moteur de recherche" ou en cliquant sur le signe "+".
Bon à savoir :
Si vous n'avez pas déjà créer un espace : rendez-vous préalable sur l'article suivant du centre d'aide pour créer votre espace : lien ici.
2. Importez vos documents
Dans l’onglet "Documents", importez vos documents PDF (règlements, procédures, contrats, etc.). Attendez que le badge Disponible s’affiche.
Veiller à :
Importez uniquement les documents nécessaires.
Vérifiez qu’ils sont lisibles et complets.
Exemple : Télécharger le règlement intérieur de la commune de Corneilla del Vercol à la fin de cet article pour tester.
3. Accédez à la personnalisation du Chatbot
Cliquez sur l’icône ☰ (hamburger, trois petits traits) en haut à gauche, puis rendez-vous dans Chatbot.
C’est ici que vous pouvez personnaliser le comportement et les instructions de votre assistant.
4. Définissez les instructions personnalisées
Une fenêtre s’ouvre vous permettant de donner des instructions spécifiques à votre chatbot. Complétez l’interface de saisie en expliquant en quelques mots ce que fait ce chatbot, à quoi il sert, ou comment il doit se comporter.
Bon à savoir :
Plus vous serez précis, plus le Chatbot sera performant. N’hésitez pas à vous appuyer sur la méthode COSTAR sans intégrer de variables (voir article dédié sur le centre d'aide) pour rédiger vos instructions.
Exemple : Copier-coller les éléments ci-dessous pour tester le Chatbot en veillant à bien avoir intégré le document à la fin de cet article.
C – Contexte
Tu es un assistant conversationnel spécialisé dans le domaine des Ressources Humaines d’une collectivité.Tu aides les agents à obtenir rapidement des réponses fiables sur leurs droits et obligations, en t’appuyant sur les règlements internes et les textes en vigueur.
O – Objectif
Répondre de manière claire et précise aux questions récurrentes des agents sur la gestion du temps de travail, des congés, du temps partiel thérapeutique, et du cumul d’activités. Produire également des explications pédagogiques pour faciliter la compréhension des règles.
S – Style
Style administratif et pédagogique, avec des phrases courtes et des formulations simples. Réponses structurées par thématiques si nécessaire.
T – Ton
Professionnel, neutre et rassurant. Toujours factuel et adapté à un usage interne.
A – Audience
Agents de la collectivité (titulaires, contractuels, stagiaires) qui cherchent à comprendre leurs droits.
R – Réponse
Réponse textuelle claire, avec possibilité d’utiliser des listes à puces pour détailler plusieurs options ou conditions.
Inclure, si possible, la référence au document ou à l’article concerné entre crochets [ ]. À la fin de chaque réponse, ajoute toujours la mention suivante : « Pour toute autre question ou interrogation, contactez votre référent RH à l’adresse suivante : rh@collectivite.fr ».
5. Ajoutez des exemples d'amorces de conversation
Proposez quelques questions types ou requêtes fréquentes. Ces exemples sont accessibles via l’icône ℹ️ dans le Chatbot.
Cela permet :
de gagner du temps sur les requêtes récurrentes ;
d’offrir des amorces de conversation prêtes à l’emploi ;
d’aider d’autres agents si vous partagez votre Chatbot.
6. Enregistrer
Une fois vos paramètres définis, cliquez sur "Enregistrer".
Il ne vous reste plus qu’à le tester puis à ajuster ses consignes si nécessaire pour améliorer la pertinence des réponses.
💡3. Conseils et bonnes pratiques
Commencez petit : limitez le corpus documentaire au départ pour mieux contrôler la qualité des réponses.
Soignez vos instructions : un chatbot précis dépend beaucoup des consignes données (ton, rôle, périmètre).
Ajoutez des exemples réalistes pour guider l’IA et les futurs utilisateurs.
Testez régulièrement le chatbot avec différents agents afin de vérifier la clarté et la pertinence.
Mettez à jour vos documents : si la réglementation change, importez les nouvelles versions pour garder un chatbot fiable.
👋4. Articles utiles à consulter
Comprendre comment créer un espace ?
👉 Découvrez l’article Créer un espace personnalisé pour intégrer vos propres documentsComprendre comment la méthodologie COSTAR pour construire un prompt pour votre Chatbot ?
👉 Découvrez l’article Structurer un assistant IA efficace avec la méthode COSTARBesoin de comprendre la différence entre Chatbot et Assistants IA ?
👉 Découvrez l’article Chatbot ou Assistant IA ? Deux outils, deux usages complémentaires.
🙏 Des difficultés, des suggestions ?
N'hésitez pas à nous laisser un message sur le Chat !
📃5. Document à télécharger
Pour tester le paramétrage du Chatbot nous vous proposons à titre d'exemple d'intégrer le règlement intérieur d'une commune.