La fonctionnalité Transcription vous permet d’importer un fichier audio/vidéo, d’obtenir un verbatim horodaté, segmenté par intervenant, puis de le corriger (texte et interlocuteurs) et de l’exploiter pour produire vos livrables (compte rendu, PV, relevé de décisions, plan d’actions…).
1) Où déposer vos fichiers ? L’espace système Transcription et vos Espaces
L’espace système “Transcription”
Delibia met à disposition un espace système nommé Transcription.
Vous pouvez le voir comme un dossier “Mes documents”, mais spécifiquement dédié à vos enregistrements et transcriptions.
Vous y téléversez vos fichiers audio/vidéo
Vous y retrouvez ensuite la liste de vos transcriptions disponibles
✅ Capacité : 20 fichiers dans l’espace système Transcription.
Et si j’ai plus de 20 transcriptions ?
Vous pouvez :
créer d’autres espaces (comme vous le faites déjà pour organiser vos dossiers),
et y déposer d’autres fichiers audio/vidéo.
👉 Important : tous vos espaces peuvent accueillir des fichiers audio/vidéo.
L’espace “Transcription” est simplement un point d’entrée dédié et pratique pour centraliser vos transcriptions.
Audio/vidéo = des fichiers comme les autres
Les fichiers audio/vidéo s’intègrent dans Delibia comme n’importe quel document :
.docx, PDF, images…
et aussi vos fichiers audio/vidéo (ex. MP3, M4A, MP4, etc.)
2) Importer un fichier dans “Transcription”
Ouvrez le menu Transcription (dans la barre latérale).
Glissez-déposez un fichier dans la zone prévue ou cliquez pour le sélectionner.
Votre fichier apparaît dans la liste.
Taille maximale indiquée dans l’interface : 250 Mo.
3) Temps de traitement : pourquoi attendre ?
Après téléversement, Delibia doit traiter l’enregistrement (extraction audio si besoin, transcription, segmentation par locuteur).
⏳ Le temps de traitement dépend principalement :
de la taille du fichier,
de la durée de la réunion,
et plus généralement du volume audio à analyser.
Pendant ce temps :
votre document apparaît dans la liste,
et sa disponibilité évolue une fois le traitement terminé.
💡 Une fois prêt, cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir l’interface de transcription.
4) Comprendre l’interface “Transcription”
A. Liste des intervenants (colonne de gauche)
intervenants détectés (couleur dédiée),
durée et % de temps de parole,
présence possible de “Inconnu” (voix non identifiée ou trop proche).
B. Verbatim horodaté (zone centrale)
Chaque prise de parole affiche :
l’intervenant,
le texte,
les timecodes (début/fin) pour vérifier rapidement un passage.
C. Lecteur + timeline (bas de l’écran)
lecture/pause, vitesse,
timeline colorée des segments,
navigation rapide et synchro audio/texte.
D. Panneau “Informations / Note” (droite)
suivi de traitement,
métadonnées,
notes internes si besoin.
5) Corriger le texte (fonction Éditer)
Utile pour corriger :
noms propres,
acronymes,
termes techniques, lieux, services…
Étapes
Dans l’onglet Transcription, repérez le passage.
Ouvrez le menu d’actions du segment.
Cliquez sur Éditer.
Corrigez puis validez.
6) Corriger l’intervenant sur un segment (diarisation)
Depuis un passage, vous pouvez réattribuer un locuteur.
Deux options
Changer l’intervenant à partir de cette portion de texte
➡️ corrige à partir de ce point (début d’erreur)Changer l’intervenant jusqu’à cette portion de texte
➡️ corrige jusqu’à ce point (fin d’erreur)
Étapes
Ouvrez le menu d’actions sur le passage.
Choisissez l’option adaptée.
Sélectionnez le bon intervenant.
Vérifiez : nom/couleur/timeline se mettent à jour.
7) Renommer un intervenant et gérer ses rôles (titre + rôle de séance)
Vous pouvez harmoniser les intervenants via la fenêtre Modifier l’intervenant :
Champs disponibles
Nom : correction / uniformisation (utile pour “Inconnu”)
Rôle par défaut : la qualité “habituelle” (ex. Adjoint au maire)
Rôle dans la conversation : rôle ponctuel de la séance (ex. Secrétaire de séance)
Pourquoi c’est utile ?
clarifier les responsabilités dans la séance,
faciliter la rédaction des PV/CR avec une présentation homogène,
gagner du temps de relecture et de mise en forme.
8) Exploiter la transcription : livrables et exports
À partir d’un enregistrement, vous pouvez produire :
compte rendu,
relevé de décisions,
plan d’actions,
procès-verbal.
Exports possibles selon configuration :
DOCX / PDF,
formats techniques si disponibles (SRT/VTT, JSON).
Bonnes pratiques d’organisation (pour retrouver facilement vos transcriptions)
Pour gagner du temps au quotidien, l’idéal est de définir une logique simple et stable de classement. Comme les fichiers audio/vidéo se rangent dans n’importe quel espace, vous pouvez organiser vos transcriptions exactement comme vos autres documents.
1) Créer un espace par instance (recommandé)
Utile si vous avez plusieurs réunions récurrentes.
Exemples d’espaces :
Conseil municipal
Bureau municipal
Commissions (Finances, Urbanisme, RH…)
CODIR / Direction
Réunions projets (Marché X, Chantier Y…)
👉 Avantage : on retrouve immédiatement l’historique d’une instance.
2) Créer un espace par année (ou mandat)
Utile pour l’archivage et la continuité.
Exemples :
Transcriptions – 2026
Transcriptions – 2027
Mandat 2026–2032
👉 Avantage : très clair pour l’archivage et le volume (pratique si vous dépassez 20 fichiers).
3) Combiner “Instance + Année” (meilleur compromis)
Utile si vous avez beaucoup de séances et voulez une navigation rapide.
Exemples :
Conseil municipal – 2026
Bureau – 2026
Commissions – 2026
👉 Avantage : vous limitez la taille de chaque espace et gardez un classement intuitif.
4) Nommer vos fichiers de façon homogène (simple mais très efficace)
Adoptez un format unique pour tous les enregistrements, par exemple :
AAAA-MM-JJ – Instance – Commune – Objet
2026-03-06 – Conseil municipal – VilleX – Budget primitif.mp4
ou
AAAA-MM-JJ – Instance – Objet
2026-03-06 – CODIR – Point RH.m4a
👉 Avantage : tri chronologique immédiat et recherche facilitée.
5) Astuce “Transcription” : l’utiliser comme boîte de dépôt
L’espace système Transcription est parfait pour :
déposer rapidement un fichier “à traiter”,
vérifier qu’il est bien disponible,
puis le déplacer/dupliquer dans l’espace de classement cible (selon vos usages).