🔎 1. Introduction
Sur Delibia, vous pouvez créer des espaces de travail personnalisés pour organiser vos documents, structurer vos recherches, et configurer un assistant conversationnel adapté à vos problématiques métier (RH, commande publique, juridique, etc.).
Ces espaces vous permettent de centraliser vos documents internes (règlements, notes, procédures, modèles…), de les croiser avec les ressources présentes dans les fonds Delibia, et ainsi de créer des environnements de travail structurés, opérationnels, et à forte valeur ajoutée.
👉 En combinant vos contenus internes avec les meilleures sources disponibles sur Delibia, vous gagnez en pertinence, en efficacité… et en temps !
🛠️ 2. Étapes pour créer un espace métier
Sur Delibia, vous pouvez créer un espace de deux manières complémentaires, selon votre mode de travail :
✅ Créer un espace via l’onglet “Espaces”
👉 C’est la méthode la plus directe pour créer un environnement de travail personnalisé, centré sur une thématique métier.
Étapes :
Accédez à l’onglet “Espaces” dans le menu latéral gauche.
Cliquez sur le signe “ + ”.
Donnez un nom clair et descriptif à votre espace (ex. : Règlement Instances communautaires).
Ajoutez, si besoin, une couleur de dossier et une brève description.
Cliquez sur “Enregistrer”.
L’espace est créé et comporte deux sections prêtes à l’emploi :
Section “Chatbot” : vous permet de poser des questions ou lancer des requêtes sur l’ensemble des documents que vous avez intégrés à cet espace. Le chatbot se base exclusivement sur ces documents pour formuler ses réponses.
Section “Documents” : vous pouvez y importer vos documents internes et y ajouter des ressources issues de Delibia, pour centraliser tout ce qui est pertinent sur une même thématique.
📍Cas d'usage :
Vous êtes chargé de revoir le fonctionnement des instances communautaires. Vous créez un espace dédié pour centraliser :
Le règlement intérieur actuel,
Les règlements d'autres métropoles trouvés sur Delibia,
Une fiche interne de procédure.
Vous configurez ensuite un chatbot métier qui répond à des questions telles que : “Quel est le délai de convocation en cas d’urgence ?”, “Qui peut proposer un amendement en séance ?"
✅ 2. Créer un espace depuis une recherche
👉 Cette méthode est idéale lorsque vous repérez un document utile pendant vos recherches et souhaitez construire un espace à partir de cette ressource.
Étapes :
Lancez une recherche via le moteur de recherche Delibia, en filtrant par type de document, thématique, source, etc.
Dans les résultats, identifiez un document pertinent.
Cliquez sur l’icône “Dossier +” (disponible dans les résultats ou en haut à droite du document consulté).Sélectionnez un espace existant ou créez un nouvel espace en quelques clics.
L’espace est immédiatement créé (ou enrichi) et apparaît dans l’onglet “Espaces” sur la page d’accueil. Il dispose automatiquement également des deux sections suivantes : "Chatbot" et "Documents"
📍Cas d'usage :
Vous recherchez des exemples de chartes de participation citoyenne. Vous trouvez un document intéressant dans Delibia, et créez un nouvel espace intitulé Charte - Participation citoyenne.
Vous y ajoutez ensuite votre propre avant-projet de charte, et paramétrez un chatbot pour : comparer les formulations existantes, valider la conformité avec les principes de démocratie locale, proposer des éléments de rédaction pour votre charte finale.
💡3. Conseils et bonnes pratiques
Créez un espace par besoin ou projet : évitez les espaces “fourre-tout” ; privilégiez des espaces ciblés (ex. : Aides rénovation énergétique – 2025, Charte des usagers – Petite enfance).
Nommez clairement vos espaces : utilisez un nom explicite, court et thématique (ex. : RH – Télétravail, Commande publique – Prestations informatiques).
Ajoutez une description à chaque espace : une phrase résumant l’objectif ou le public cible de l’espace facilite la collaboration.
Exploitez les espaces pour construire une veille métier : combinez documents internes et sources Delibia pour alimenter vos réflexions stratégiques.
Mettez à jour régulièrement vos espaces : supprimez les documents obsolètes, ajoutez les dernières ressources ou documents internes mis à jour.
Partagez vos espaces avec vos collègues : en activant le partage selon les droits souhaités, vous favorisez la mutualisation des connaissances.
🎯4. Pourquoi créer un espace sur Delibia est un vrai "+" ?
Créer un espace sur Delibia, c’est bien plus qu’un simple dossier de classement. C’est un véritable environnement de travail intelligent, qui vous permet :
De centraliser vos documents internes et externes sur une thématique métier,
D’y associer un chatbot personnalisé capable de vous répondre de façon ciblée,
Et de collaborer plus efficacement en partageant ces espaces avec vos collègues.
Mais surtout, cela vous donne quatre avantages stratégiques supplémentaires :
1. Accéder à un chatbot directement depuis votre espace
Chaque espace dispose de sa propre interface “Chatbot” : vous pouvez poser vos questions métier en lien direct avec les documents que vous avez intégrés dans cet espace.
👉 Idéal pour obtenir des réponses rapides, sourcées, et strictement ciblées sur un périmètre documentaire précis.
2. Paramétrer le chatbot selon vos besoins
Vous avez la main pour personnaliser entièrement le comportement du Chatbot :
Ton (formel / pédagogique / synthétique),
Niveau de technicité,
Public cible (élus, agents, RH…),
Instructions précises (référencer les articles, combiner plusieurs règles, produire des notes, etc.).
👉 Vous adaptez le chatbot à votre métier, à vos cas d’usage et à votre organisation.
3. Enrichir le chatbot central de Delibia avec vos espaces
Depuis la page d’accueil de Delibia, vous pouvez utiliser le chatbot général pour formuler une question transversale. Et là, vous avez le choix de :
Sélectionner un ou plusieurs de vos espaces,
Combiner ces contenus avec les fonds Delibia existants (Juridique, Collectivités, Marchés publics, etc.).
👉 Résultat : des réponses encore plus pertinentes, complètes et contextualisées, car enrichies par vos propres documents internes
4. Connecter vos assistants thématiques à vos espaces
Si vous développez vos propres assistants thématiques (ex. : assistant RH, assistant budget, assistant ZAN…), vous pouvez les connecter aux espaces de votre choix.
👉 Cela permet de créer des outils personnalisés, puissants et opérationnels pour les équipes concernées.
Créer un espace sur Delibia, c’est donc bien plus que stocker des documents.
➡️ C’est activer tout un environnement documentaire et conversationnel adapté à votre quotidien, à vos ressources et à vos objectifs métier.
👋5. Articles utiles à consulter
Besoin d’aide pour créer un assistant conversationel sur mesure pour vous ou votre collectivité ?
👉 Découvrez l’article Créer un chatbot personnalisé dans Delibia : il vous guide pas à pas pour concevoir un assistant métier adapté à vos besoins (RH, marchés publics, associations…), alimenté par vos propres documents.Besoin d'aide pour utiliser le moteur de recherche ?
👉 Découvrez l’article Explorer efficacement des ressources clés de la territoriale avec le moteur de recherche Delibia vous guide "pas à pas" à utiliser efficacement le moteur de recherche et trouver rapidement les ressources documentaires qui vous sont utiles.
Besoin d'aide pour comprendre comment fonctionne le Chatbot ?
👉 Découvrez l’article Structurer sa demande via le Chatbot de Delibia vous guide dans l’usage du chatbot conversationnel pour formuler des requêtes claires et obtenir des réponses fiables, toujours accompagnées de sources !
🙏 Des difficultés, des suggestions ?
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