🔎 1. Introduction
L’assistant Simplification des écrits a été conçu pour aider les agents à rédiger des communications claires, accessibles et compréhensibles.
Il est particulièrement utile dans les situations où l’on se retrouve face à :
un courrier administratif complexe, difficile à formuler simplement,
des textes techniques où le vocabulaire peut être trop spécialisé,
des écrits où l’on hésite sur la bonne tournure à adopter pour être compris par tous.
Grâce à cet assistant, vous obtenez une version simplifiée et adaptée à votre destinataire (usagers ou professionnels), tout en respectant les principes de lisibilité et de clarté.
🛠️ 2. Étapes pour utiliser l'assistant
📍Cas d'usage :
Vous devez envoyer un courrier à un usager concernant les démarches pour obtenir un permis de construire. Le texte initial est technique et peu lisible.
1. Ouvrir l’onglet Assistant depuis la page d’accueil
Depuis l’accueil de Delibia, cliquez sur l’onglet "Assistant", situé dans le menu à gauche. Cet espace regroupe plusieurs assistants conçus pour vous faire gagner du temps.
2. Accédez à l’assistant "Simplification des écrits"
Parmi les différents assistants proposés, sélectionnez "Assistant rédactionnel". Grâce à cet assistant, vous pouvez transformer un texte de votre choix (email professionnel, courrier administratif, brochure municipale, affiche informative) en un message clair, concis et adapté à votre audience, tout en conservant l’essentiel des informations.
3. Précisez le destinataire
Afin d’adapter le niveau de langage, indiquez à qui s’adresse votre texte :
Usagers (grand public, citoyens, administrés)
Professionnels (partenaires, prestataires, collègues…)
Exemple : Usagers
4. Saisissez votre contenu
Dans le champ "Texte à simplifier", saisissez directement votre texte ou copiez collez votre contenu (email, paragraphe, note…). Vous pouvez également importer un fichier PDF en activant l’option "Fichier".
Exemple : Vous pouvez copier-coller le texte ci-dessous.*
Conformément aux dispositions du Code de l’urbanisme, et notamment à l’article L.421-1 et suivants, nous vous rappelons que toute demande de permis de construire doit impérativement être accompagnée d’un dossier complet, comprenant un plan de situation du terrain, les plans de masse et de coupe, les justificatifs relatifs à la propriété foncière ainsi qu’une déclaration préalable en fonction de la nature des travaux envisagés. Nous attirons également votre attention sur le fait que, compte tenu de l’instruction en vigueur et de la charge de traitement des services compétents, les délais d’instruction peuvent varier et excéder les délais habituels, particulièrement en période estivale.
5. Cliquez sur "Générer"
L’assistant produit alors une reformulation selon vos paramétrages.
Vous pouvez copier sur votre logiciel de traitement de texte ou éditer directement sur la plateforme.
🕵️♀️3. Principales méthodologies appliquées par l’outil
✅Pour les courriers et emails
Contexte et réponse directe : Le texte doit rappeler le contexte de la demande et apporter une réponse claire dès le début. Les explications détaillées suivent.
Simplicité : Utilisation de phrases courtes, de mots courants et d’exemples concrets.
Éviter les abréviations : Pour garantir une compréhension immédiate.
Obligations et références : Lorsque nécessaire, rappeler les obligations de l’usager et inclure les références juridiques en fin de document.
Neutralité : Éviter de justifier les actions des agents.
✅Pour les affiches et les brochures
Concision : Limiter la quantité d
Organisation visuelle : Placer les informations essentielles en haut ou au début.
Concision : Limiter la quantité d’informations par page et éviter les répétitions.
Orientation lecteur : Se concentrer sur ce qui intéresse et est utile au lecteur.
Mise en page : Intégrer des pictogrammes et opter pour une présentation aérée pour faciliter la lecture.
Bon à savoir :
L’outil utilise plusieurs techniques éprouvées pour rendre vos textes clairs et compréhensibles :
Règle des 3C : Clarté, Concision et Cohérence.
Focalisation sur une idée par phrase : Les phrases courtes et simples évitent la confusion.
Listes à puces : Pour structurer et hiérarchiser les informations importantes.
Phrases courtes : Limitées à 20 mots pour plus de lisibilité.
Verbes d’action : Pour rendre le texte plus engageant.
Mise en page lisible : Paragraphes courts, aérés, et visuellement agréables.
💡4. Conseils et bonnes pratiques
Adaptez vos écrits au public : utilisez un langage accessible et évitez les termes techniques inutiles.
Structurez vos textes : hiérarchisez l’information en mettant en avant les éléments importants dès le début.
Relisez toujours : Même après simplification, vérifiez la clarté et la pertinence des informations
👋5. Articles utiles à consulter
Comprendre comment fonctionnent les assistants de Delibia ?
👉 Découvrez l’article A quoi servent les assistant sur Delibia ?
Utiliser l'assistant Analyse et création de contenus ?
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