1. Pourquoi un déploiement mutualisé ?
Depuis plusieurs mois, Delibia propose une fonctionnalité de gestion multi-collectivité au sein de la console d'administration. Cette évolution répond aux besoins des collectivités qui déploient Delibia de manière mutualisée, notamment les communautés de communes, communautés d'agglomération, syndicats ou autres structures accompagnant plusieurs organisations.
En effet, de nombreuses collectivités font le choix de déployer Delibia de manière mutualisée afin de :
simplifier le pilotage du projet IA à l'échelle du territoire et de l’organisation d’autant plus dans un contexte de mutualisation déjà présent au sein des organisation (ex: epci et ville centre);
harmoniser les pratiques entre les différentes collectivités membres ;
accompagner les administrateurs avec une gouvernance commune ;
bénéficier d'une vision consolidée du déploiement tout en conservant l'autonomie de chaque organisation.
La gestion multi-collectivité a été conçue pour répondre à ces besoins.
Bon à savoir :
Chaque collectivité conserve son propre espace Delibia, ses utilisateurs, ses paramètres d'administration et ses statistiques. La gestion multi-collectivité ne fusionne pas les organisations : elle facilite simplement leur administration depuis un point d'entrée unique.
2. Accédez aux consoles d'administration de vos collectivités
Si votre organisation est la collectivité payeuse ou dispose des droits nécessaires, vous pouvez accéder à la gestion multi-collectivité directement depuis votre console d'administration.
Vous pourrez ainsi naviguer facilement entre les différentes organisations rattachées afin d'accéder à leurs paramètres d'administration, sans avoir à vous connecter avec plusieurs comptes.
📍Cas d'usages concret
Une communauté de communes déploie Delibia pour ses 15 communes membres.
Le super administrateur de l'intercommunalité peut, depuis son espace :
accéder à la console d'administration de chacune des communes ;
gérer les administrateurs locaux ;
vérifier les paramètres de chaque organisation ;
consulter les statistiques d'utilisation de chaque collectivité.
En quelques clics, il identifie par exemple qu'une commune utilise très peu Delibia. Il peut alors contacter son administrateur local afin de proposer une session de prise en main ou une formation métier adaptée.
Cette approche facilite considérablement l'administration quotidienne et le suivi du déploiement.
3. Un véritable outil de pilotage
La gestion multi-collectivité permet notamment de :
administrer plusieurs organisations depuis un point d'entrée unique ;
gagner du temps dans la gestion des paramètres de chaque collectivité ;
suivre les usages de chaque organisation ;
identifier les collectivités les plus actives ou celles nécessitant un accompagnement complémentaire ;
piloter plus efficacement le déploiement de Delibia à l'échelle d'un territoire.
Cette vision facilite également les échanges avec votre chargé d'accompagnement, qui peut s'appuyer sur ces informations pour proposer des actions adaptées.
📍Cas d'usages concret
Après trois mois de déploiement, vous souhaitez mesurer l'adoption de Delibia au sein des collectivités membres.
Grâce à la gestion multi-collectivité, vous pouvez consulter rapidement les statistiques de chaque organisation afin de :
identifier les collectivités les plus engagées ;
repérer celles nécessitant un accompagnement complémentaire ;
préparer un comité de pilotage avec des indicateurs concrets ;
adapter votre plan d'animation territorial.
Bon à savoir
Nous vous recommandons de consulter les statistiques d'usage au moins une fois par trimestre. Un suivi régulier permet d'identifier rapidement les collectivités qui auraient besoin d'un accompagnement supplémentaire ou d'une nouvelle action de sensibilisation.
4. Les fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles
La gestion multi-collectivité continue d'évoluer. À ce jour, certaines fonctionnalités ne sont pas encore proposées.
4.1. Mutualiser librement les crédits entre plusieurs collectivités
Il n'est actuellement pas possible de constituer un "pot commun" de crédits ou de redistribuer librement les crédits entre les différentes organisations.
Si vous souhaitez disposer de crédits mutualisés à répartir entre plusieurs collectivités, cela est possible via :
un Parcours Accélérateur mutualisé ;
ou l'achat d'un Pack Crédits mutualisé.
Votre chargé d'accompagnement pourra alors mettre en place cette configuration et rattacher les crédits aux différentes organisations concernées.
Bon à savoir :
La mutualisation des crédits est particulièrement intéressante lorsqu'une intercommunalité par exemple souhaite organiser des formations, ateliers ou accompagnements pour plusieurs collectivités sans gérer un budget de crédits distinct pour chacune d'entre elles.
4.2. Disposer d'un tableau de bord unique des inscriptions aux formations
Le suivi des inscriptions à l'Académie Delibia reste propre à chaque organisation.
Le super administrateur devra donc accéder à chacune des collectivités pour consulter les inscriptions et les participations. Il n'existe pas encore de tableau de bord consolidé permettant de suivre l'ensemble des formations à l'échelle du territoire.
4.3. Créer des équipes inter-collectivités
Les équipes sont aujourd'hui propres à chaque organisation.
Il n'est pas encore possible de créer une équipe regroupant des agents issus de plusieurs collectivités.
4.4. Partager directement des assistants IA ou des espaces documentaires entre collectivités
Les assistants IA et les espaces documentaires restent rattachés à une seule organisation.
Le partage inter-collectivités n'est pas encore disponible en autonomie. Si vous avez un besoin spécifique de mutualisation, votre chargé.e d'accompagnement pourra vous orienter vers les solutions les plus adaptées.
📍 Cas d'usage concret
Une communauté de communes souhaite mettre à disposition de ses communes un assistant IA spécialisé en commande publique ou un espace documentaire consacré aux marchés publics.
Cette fonctionnalité de partage inter-collectivités n'est pas encore disponible en autonomie. Toutefois, n'hésitez pas à échanger avec votre chargé d'accompagnement : selon votre besoin, une solution adaptée pourra vous être proposée.
5. Nos conseils pour réussir votre déploiement multi-collectivité
Pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité, nous vous recommandons de :
désigner un ou plusieurs super administrateurs chargés du pilotage territorial ;
identifier un administrateur référent dans chaque collectivité membre ;
consulter régulièrement les statistiques afin de mesurer l'adoption de Delibia ;
organiser des points de suivi réguliers avec les administrateurs locaux ;
partager les bonnes pratiques et les cas d'usage entre les différentes collectivités afin de favoriser une montée en compétence collective.
Une gouvernance claire et un suivi régulier sont les clés d'un déploiement mutualisé réussi.
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