Découvrir et piloter l’Académie Delibia : guide complet

1. Introduction

L’Académie Delibia est une page dédiée à la formation et à la montée en compétences des agents sur les outils proposés par Delibia. Que vous bénéficiez d’un programme accélérateur ou d’un abonnement standard, cette interface vous permet :

Réserver et suivre des formations adaptées à vos besoins (prise en main, cas d’usage métier, création d’assistants, etc.).
Piloter les inscriptions et les crédits de formation.
Personnaliser l’accès selon les profils

2. Comprendre le fonctionnement de l'Académie Delibia.

2.1. Deux interfaces distinctes

L’Académie Delibia se divise en deux espaces accessibles selon votre rôle depuis le Menu de la page d'accueil : "Menu"> "Académie"

Les pages "Formations" et "Mes sessions" accessibles à tous les agents (sous réserve de permission accordée par l'administrateur. Ces pages permettent aux agents de :

Consulter les ressources de prise en main (guides, tutoriels).
Découvrir les formations disponibles (niveaux débutant, intermédiaire, avancé).
S’inscrire à des sessions mutualisées ou privatisées.
Suivre l’état de leurs inscriptions (en attente de validation, confirmées).

La page "Pilotage" pour les administrateurs/chefs de projet :

Valider ou refuser les inscriptions des agents.
Suivre la programmation des formations (calendrier, participants).
Gérer les crédits de formation (disponibles, engagés, dépensés).
Définir les règles d’inscription (automatique, avec validation, etc.).

2.2. Deux modes d'accès selon votre abonnement

Selon votre abonnement, vous bénéficiez d'options qui peuvent être incluses ou non dans l'Académie. Il est important de vérifier au préalable que votre abonnement correspond bien à vos besoins.

Pour rappel ci-dessous un comparatif des deux options possibles : Programme Accélérateur et Programme Autonomie.

Programme accélérateur	Programme Autonomie (avec Abonnement standard sans accompagnement)
Accompagnement dédié : Un.e chargé.e d’accompagnement construit un parcours sur mesure avec votre collectivité.	Autonomie : Vous pilotez vous-même les formations.
Sessions mutualisées illimitées (dans la limite de 30 agents par collectivité).	Crédits "découverte" offerts pour former un petit nombre d’agents.
Sessions privatisées décomptent des crédits (enveloppe allouée dans le cadre du parcours souscrit).	Achat de packs crédits pour des sessions supplémentaires qui décomptent des crédits selon les formations choisies.
Suivi régulier avec votre chargé.e d'accompagnement	Pas d’accompagnement personnalisé.

3. Configurer l’Académie avant activation

Avant de rendre l'Académie visible aux agents, plusieurs choix structurants doivent être validés avec votre chargé.e d'accompagnement.

3.1. Qui peut accéder à l'Académie Delibia

Option 1 : Ouverture à tous les agents de la collectivité.
Option 2 : Restriction à certains groupes (ex : référents IA, directions métiers, administrateurs).
👉 Comment faire ? → Aller dans "Paramétrage" dans "Organisation" >" Permissions"

3.1. Quelles sessions rendre visible ?

Delibia propose différents types de sessions :

Sessions privatisées : Dédiées à votre collectivité, adaptées à vos cas d’usage, votre paramétrage de la plateforme, vos éléments de langages (règles internes à diffuser, etc), etc.
Sessions mutualisées : Inter-collectivités, idéales pour les nouveaux arrivants ou les formations complémentaires.

👉 Quels choix faire ? C'est vous qui décidez !
- Afficher toutes les sessions (mutualisées + privatisées).
- Prioriser les sessions privatisées si disponibles.

3.2. Définir les règles de validation des inscriptions

Trois options sont possibles :

Inscription libre : Les agents s’inscrivent sans validation (recommandé pour les sessions sans coût).
Validation si impact sur les crédits : Les inscriptions engageant des crédits nécessitent une validation (recommandé pour maîtriser le "budget" crédit).
Validation systématique : Toutes les inscriptions doivent être approuvées (contrôle total).

👉 Comment faire ? → Aller dans "Académie" > "Pilotage" >"Règle d'inscription"

Bon à savoir :

Pour éviter les doublons et optimiser les crédits, vous pouvez exiger une validation si un agent s’inscrit à une formation déjà suivie dans un délai défini (ex : 3 mois).

Dans le cas d'une gestion multi-collectivités de votre plateforme, vous pouvez tout à fait créer une session qui mobilise les agents des différentes organisations que vous gérer. Pour ce faire, n'hésitez pas à contacter au préalable votre chargé.e d'accompagnement Collectivités.

4. Utiliser l'Académie : guide "pas à pas"

4.1. Côté Agent : comment s'inscrire à une formation depuis l'Académie

Se connecter à la plateforme Delibia et cliquer sur Académie > Formation.
Consulter les ressources (guides, tutoriels) pour une prise en main optimale.
Choisir une formation :
- Choisir une session de votre choix selon le niveau (débutant, intermédiaire, avancé) ou la thématique (prise en main, cas d’usage métier, création d’assistants).
- Cliquer sur une carte de formation pour voir les détails (objectifs, durée, sessions disponibles).
S’inscrire à une session :
- Sélectionner une date (mutualisée ou privatisée).
- Cliquer sur « S’inscrire ».
- Si la session nécessite une validation : L’inscription sera en attente jusqu’à approbation par l’administrateur.
- Si validée : vous recevez une invitation automatique avec le lien de visioconférence.
Suivre ses inscriptions :
- Aller dans Mes Sessions pour consulter l’état des inscriptions (validées, en attente, passées) et accéder au lien de la visioconférence et votre historique de formation.

Bon à savoir :

Lorsque vous cliquez sur formation, vous n'avez accès qu'aux sessions disponibles pour votre organisation et votre groupe d'utilisateur. Il est donc normal de ne pas avoir le même affichage que ces collègues ou d'autres organisations clientes de Delibia par exemple.
Par défaut, l'ensemble des clients de Delibia ont par défaut en affichage les sessions suivantes : "Prise en main mutualisée" et "Cas d'usages métiers".

4.2. Côté Administrateur : comment organiser et piloter les formations depuis l'Académie

✅ Etape 1 : Valider la création des sessions dédiées avec votre Chargée d'accompagnement

Vérifier en lien avec votre Chargé.e d'accompagnement que les crédits et les sessions dédiées (dans le cas de l'achat de Pack Crédit ou du Parcours accélérateur) sont planifiés. Si ce n'est pas le cas, planifiez au préalable ces sessions avec votre Chargé.d'accompagnement.
Retenez que par défaut, l'ensemble des clients de Delibia ont par défaut en affichage les sessions suivantes : "Prise en main mutualisé" et "Cas d'usages métiers".

✅ Etape 2 : Valider les inscriptions

Aller dans "Pilotage" > "Gestion des inscriptions".
Filtrer les demandes par statut (en attente, validées, refusées).
Valider ou refuser une inscription en cliquant sur les boutons correspondants.

✅ Etape 3 : Suivre la programmation

Aller dans "Pilotage" > "Programmation".
Consulter le calendrier des sessions planifiées (privatisées et mutualisées).
Vérifier les participants et exporter la liste si nécessaire.

✅ Etape 3 : Gérer les crédits de formation

Aller dans "Pilotage" > "Crédits".
Consulter le solde :
- Crédits achetés : Enveloppe initiale (programme accélérateur + crédits découverte).
- Crédits dépensés : Sessions déjà réalisées.
- Crédits engagés : Sessions réservées mais non encore réalisées.
- Crédits disponibles : Solde restant.
Vérifier les coûts. Pour rappel ci-dessous le catalogue de formation avec le coûts pour chaque session.

Session & Modalité	Descriptif / Objectifs	Nombre d'agents max (Capacité)	Durée	Tarifs / Nombre de crédits
Prise en main (Mode Mutualisé)	Découverte de la plateforme par un parcours des différentes fonctionnalités : moteur de recherche, Chatbot, Assistants IA et Espaces documentaires.	30 personnes par collectivité	2 heures	• Parcours autonomie : 1 crédit par agent • Parcours Accélérateur : Inclus
Prise en main (Mode Dédié)	Découverte de la plateforme par un parcours des différentes fonctionnalités : moteur de recherche, Chatbot, Assistants IA et Espaces documentaires.	50 personnes	2 heures	150 crédits par session
Cas d'usages métiers (Mode Mutualisé)	Découverte des différentes fonctionnalités par thématique métiers : RH, Juridique, Assemblées, Commande publique, etc.	30 personnes par collectivité	1,5 heure	• Parcours autonomie : 4 crédits par agent • Parcours Accélérateur : Inclus
Cas d'usages métiers (Mode Dédié)	Découverte des différentes fonctionnalités par thématique métiers : RH, Juridique, Assemblées, Commande publique, etc.	150 personnes	1,5 heure	200 crédits par session
Console d'administration (Mode Mutualisé)	Prendre en main la console, définir les équipes métiers et projets, comprendre les autorisations et accès aux ressources.	30 personnes par collectivité	1 heure	• Parcours autonomie : 1 crédit par agent • Parcours Accélérateur : Inclus
Console d'administration (Mode Dédié)	Prendre en main la console, définir les équipes métiers et projets, comprendre les autorisations et accès aux ressources.	150 personnes	1 heure	200 crédits par session
Questions / Réponses (Mode Dédié uniquement)	Répondre aux questions des agents. Lever des blocages pour une montée en compétence technique et personnalisée dans l'usage de la plateforme.	20 personnes	2 heures	300 crédits par session
Idéation et production d'outil IA (Mode Dédié uniquement)	Apprentissage du prompt expert pour la création d'assistants IA ; mutualisation de l'expertise et transformation des process métiers par l'IA.	15 personnes	2 heures