Passer au contenu principal

Paramétrer la console d’administration : gouvernance, rôles, permissions et statistiques

Cet article explique en détail comment les administrateurs peuvent configurer la console d’administration. L’objectif : vous permettre de prendre en main, en autonomie, l’ensemble des réglages qui structurent la gouvernance de votre environnement Delibia.

1. Comprendre la logique générale de l'administration de la plateforme

La console d’administration de Delibia est accessible uniquement aux utilisateurs disposant du rôle d’administrateur. Elle vous donne accès à deux espaces principaux :

  • Une page "Statistiques", qui vous permettent d’analyser l’usage de la plateforme ;

  • Les paramètres, plus complets, qui regroupent la configuration de votre organisation, de vos équipes, des utilisateurs et des permissions. Ces paramètres sont disponibles depuis la page "Paramètres" puis "Organisation". 


Cet article vous permet ainsi de découvrir comment structurer votre organisation, gérer les équipes et les utilisateurs, attribuer des rôles et des permissions, contrôler l’accès aux ressources, ainsi que suivre l’usage de la plateforme grâce aux statistiques.

Bon à savoir :

Avant d’entrer dans le détail, retenez une idée essentielle : Delibia fonctionne selon une logique de niveaux (organisation → équipes → utilisateurs).
Les droits peuvent donc être attribués de manière directe ou héritée.
​
Une gestion multi-collectivité est possible. Un article dédié est disponible via ce lien.

2. Structurer votre organisation grâce aux équipes


Delibia vous permet de structurer votre organisation via deux types d'équipes :

2.1 Équipe Métier (Type Direction) :

Les équipes “métier” reproduisent l’organisation réelle de votre collectivité.Chaque utilisateur n’appartient qu’à une seule équipe métier, ce qui permet de structurer clairement votre environnement. Cela reproduit généralement votre organigramme

Dans les collectivités connectées en SSO, ces équipes peuvent être synchronisées automatiquement avec votre annuaire interne.
​

2.2 Équipe Projet (Transverse) :

Ce sont des équipes ad hoc permettant de simplifier les droits d'administration ou de lancer des projets spécifiques.

Les équipes “projet” sont transverses. Elles permettent de regrouper des agents autour d’un objectif ou d’un rôle commun, indépendamment de leur direction d’appartenance. Une équipe peut être membre d'une autre équipe.

Elles sont idéales pour :

  • créer un groupe “Référents IA” chargé de gérer/créer les assistants ;

  • réunir une équipe projet autour d’un périmètre spécifique ;

  • simplifier l’attribution de permissions identiques à plusieurs agents.

Vous pouvez librement renommer ces équipes (“groupe”, “équipe”, etc.).
​
​
​

Bon à savoir :
Lors du déploiement, il est recommandé de renseigner vos équipes métiers avant d’ouvrir les inscriptions. Cela facilite l’onboarding des agents, qui n’auront plus qu’à sélectionner leur direction lors de la connexion.
Vous pouvez si vous le souhaitez ne pas activer ces options de configurations en cochant "Désactiver".

3. Gérer la gouvernance : les réglages d’accès globaux

La section “Gestion des accès” est l’un des réglages les plus importants de la plateforme. Deux modes sont possibles. 
​
​

3.1 Mode libre (case décochée)

Lorsque cette case est décochée, tous les assistants et fonds documentaires validés par Delibia deviennent automatiquement visibles aux agents. L'administrateur ne peut pas modifier les permissions d'accès sur les ressources. Il ne gère que ressources proposées par sa collectivité. 

C’est le mode recommandé au début, car il simplifie la prise en main.
​

3.2 Mode administré (case cochée)

Lorsque la case est cochée, la visibilité de chaque assistant ou fonds doit être validée manuellement par vos administrateurs.

Ce mode est destiné aux collectivités qui souhaitent garder un contrôle strict sur ce qui est déployé.

Bon à savoir :
Ce paramètre a été créé à la demande de collectivités qui ne souhaitaient pas que les assistants développés par Delibia soient automatiquement accessibles. C’est le mode “gouvernance maîtrisée”.

4. Administrer les utilisateurs 

Dans la section “Membres”, vous retrouvez :

  • les chiffres clés sur vos utilisateurs (actifs, inactifs, suspendus, etc.)

  • la liste des utilisateurs,

  • leur statut (actif, suspendu, invité),

  • leur équipe,

  • la date de création

  • la possibilité de gérer plusieurs actions rapides via le bouton : réinitialisation du mot de passe, changement d’équipe, transformation en administrateur, suspension du compte…

Bon à savoir :

Les utilisateurs peuvent également modifier eux-mêmes leurs informations personnelles (hors adresse e-mail, qui sert d’identifiant).
En SSO, ces champs sont verrouillés car alimentés automatiquement depuis votre annuaire.

5. Rôle, autorisations et permissions : comment ça marche ?

L'onglet "Permissions" se gère à trois niveaux : organisation, équipe et utilisateur.

La plateforme distingue deux grands types de contrôles : les autorisations et les accès.

5.1 Les autorisations : activer ou désactiver des fonctionnalités

Les autorisations correspondent aux grandes fonctionnalités de Delibia : administrer la plateforme, importer des fichiers, créer un assistant, partager un espace, etc.

Elles peuvent être :

  • accordées directement à l’utilisateur,

  • héritées d’une équipe,

  • ou appliquées à l’ensemble de l’organisation.

La provenance est toujours affichée, ce qui permet de comprendre l’origine du droit.
​

Bon à savoir :

Retirer une autorisation de manière “manuelle” ne supprime pas le droit si l’utilisateur l’hérite d’une équipe. L’héritage prime toujours.
Exemple : Si une case est cochée via l'héritage (ex : membre de l'équipe "Référent IA"), la décocher au niveau individuel ne retirera pas le droit.

5.2 Les accès : les droits sur les ressources

Ils déterminent ce que l’utilisateur peut faire sur une ressource spécifique (assistant, espace).

Les rôles possibles sont :

  • Utilisateur : peut consulter ou utiliser la ressource ;

  • Contributeur : peut modifier le contenu (ajouter/supprimer documents ou paramètres) ;

  • Éditeur : peut en plus gérer le partage ou supprimer la ressource ;

  • Propriétaire : rôle maximal.

Chaque ressource affiche :

  • son propriétaire,

  • la liste des organisations/équipes/utilisateurs ayant accès,

  • leur rôle,

  • et leur provenance (héritage ou attribution directe).

Bon à savoir :

Dans la liste des membres des icônes résument les rôles de chaque utilisateur.

6. Personnaliser Delibia via le prompt institutionnel

Le prompt institutionnel est un champ dans lequel vous pouvez saisir un texte qui influencera toutes les réponses générées par Delibia pour votre organisation.

Attention :

Ce réglage impacte l'intégralité des réponses. Il convient de le manier avec précaution et d'éviter les instructions trop spécifiques ou subjectives.
Veiller donc à renseigner des spécificités neutres et factuelles de votre territoire ou organisation.

Bon à savoir :

Vous pouvez tester son fonctionnement en lui donnant une consigne volontairement visible (ex. “termine toutes tes réponses par une blague”).
Une fois validé, remplacez ce texte par vos consignes réelles.

7. Suivre et analyser les statistiques d'usages

Les administrateurs disposent d’un tableau de bord constitué de deux grandes rubriques : Membres et Usages.

7.1 Statistiques “Membres”

Vous y retrouverez :

  • les chiffres clés (membres actifs, suspendus, etc.)

  • la répartition des utilisateurs par équipe (camemberts),

  • l’évolution des inscriptions dans le temps,

  • les utilisateurs les plus actifs ("Top 10 utilisateurs"):

    • en recherches : utilisation du moteur de recherche

    • en consultation de documents : ouverture de document sources

    • en requêtes IA : interrogations adressées au Chatbot ou aux assistants spécialisés.

Ces informations permettent d’identifier vos ambassadeurs, vos équipes les plus dynamiques ou les besoins d’accompagnement spécifiques.
​

7.2 Statistiques “Usages”

Cette rubrique affiche :

  • la répartition entre recherches, IA et consultation de documents,

  • les assistants les plus sollicités,

  • l’évolution du nombre de requêtes dans le temps.

Tous les graphiques peuvent être affichés sous différentes formes (camembert, histogramme, mode automatique) et être exportés ou imprimés pour vos bilans internes.

Bon à savoir :

L'administrateur ne voit aucunement les requêtes ou documents importés par les utilisateurs !

👋​ 8. Articles utiles à consulter

🙏 Des difficultés, des suggestions ?
N'hésitez pas à nous laisser un message sur le Chat !

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?