🔍 Pourquoi bien formuler ses prompts est essentiel
Delibia est une plateforme d’intelligence artificielle pensée pour accompagner les agents et élus dans leurs tâches administratives, juridiques et décisionnelles.
Son IA, Solyne, ne “devine” pas vos intentions. Vous devez lui expliquer ce que vous attendez, étape par étape.
Plus vous êtes clair, précis et structuré, plus la réponse de Solyne sera pertinente et exploitable.
🟨 La règle d’or
Montrez votre instruction à un collègue qui ne connaît pas le dossier. Peut-il produire ce que vous attendez ? Si ce n’est pas le cas, Solyne ne le pourra pas non plus.
Prenons un exemple concret avec l’un des assistants IA déjà fournis par Delibia :
Simplification des écrits administratifs.
En général, lorsqu’on demande à une IA de “simplifier un courrier pour qu’il soit compréhensible par un administré”, on s’attend à une reformulation accessible.
Mais dans les faits, la réponse est souvent trop longue, trop floue, pas assez structurée. Pourquoi ? Parce que le prompt est trop vague.
Et c’est souvent ce qui se passe dans les usages quotidiens : on passe plus de temps à corriger l’IA qu’à l’utiliser efficacement.
Voici le prompt complet utilisé dans l’un des assistants Delibia, Simplification des écrits administratifs :
🎯 Rôle : Simplifie le texte suivant pour qu’il soit clair et compréhensible par les administrés ou les professionnels.
📝 Consignes de simplification :
1. débute le courrier en rappelant le contexte de la demande par une phrase très courte.
2. Donne la réponse principale directement au début du texte.
3. Utilise des phrases courtes (moins de 20 mots).
4. Utilise des mots simples et courants ; évite le jargon administratif.
5. Évite les abréviations et les tournures complexes.
6. Limite chaque phrase à une seule idée principale pour éviter les confusions.
7. Supprime les justifications inutiles et va droit au but.
8. Utilise une structure logique et cohérente : réponse → explications → conclusion.
9. Garde un ton formel mais accessible
10. Utilise toujours la forme active dans le texte par rapport à la forme passive : exemple : ne pas écrire à la forme passive : il a été décidé par la ville, mais plutôt la ville a décidé)
11. N'utilise pas de puces ni de numéro dans le courrier.
12. Ne pas répéter une information deux fois.
13. Si des références juridiques sont stipulées, les lister en dessous de la signature à la fin.
🧩 Variables :
Niveau de langage attendu (administré ou professionnel) :
{cible}
Texte source à simplifier :
{texte}
Résultat : la réponse de l’IA est claire, cohérente, formatée selon les attentes… parce que le prompt est bien structuré.
🧠 Les 4 ingrédients d’un prompt efficace
1. 🎯 Contexte et rôle
Commencez par expliquer dans quel cadre vous faites cette demande, et qui vous êtes. Cela aide l’IA à ajuster son ton, sa terminologie et la structure de sa réponse.
Exemples :
« Je suis directrice des ressources humaines. Je prépare un rapport pour le maire sur l’absentéisme. »
« Je suis juriste dans une communauté d’agglomération. Je souhaite vérifier si une clause est encore juridiquement valable. »
Informations contextuelles utiles à fournir :
À quoi va servir la réponse ? (exposé oral, décision interne, publication externe ?)
À qui est-elle destinée ? (citoyens, agents, élus, partenaires ?)
À quel moment de votre travail vous vous situez ? (préparation, relecture, synthèse finale ?)
Quel est le format ou le résultat attendu ? (note courte, fiche claire, courrier structuré…)
2. 📌 Tâche ou objectif précis
Formulez une tâche bien délimitée, avec un verbe d’action clair : rédiger, synthétiser, comparer, analyser, justifier, clarifier, etc.
Ne vous contentez pas de « rédige une note » ou « résume le texte ».
Expliquez ce que vous attendez de la note : structure, parties obligatoires, ton à employer, objectif, cible...
Exemples :
« Compare les modes de gestion d’un tiers-lieu (régie, DSP, SCIC…) dans un tableau synthétique. »
« Rédige une fiche de poste complète pour un poste de chargé de mission intelligence artificielle en précisant les missions, compétences attendues, et positionnement hiérarchique. »
3. 📚 Sujet clair et circonscrit
N’utilisez jamais des formulations vagues du type « Parle-moi de la transition écologique ».
Ciblez une question concrète, dans un cadre réaliste de collectivité.
Exemple :
❌ « Donne-moi des infos sur l’éclairage public »
✅ « Présente les aides financières mobilisables pour rénover l’éclairage public dans une commune rurale »
4. 📄 Format attendu (facultatif mais utile)
L’IA peut s’adapter à tous les formats. Mais si vous ne lui précisez pas, elle ne saura pas si vous attendez :
un paragraphe ?
une note ?
un tableau ?
une fiche synthétique ?
Le contenu des slides d'un powerpoint ?
Exemples :
« Sous forme de tableau à trois colonnes : mesure / collectivité l’ayant mise en place / Budget. »
« Rédige une note de synthèse claire, sans dépasser 15 lignes. »
💡 Bonus : structurez votre demande
Quand votre tâche est un peu plus complexe, organisez-la en étapes. Cela aide l’IA à suivre une logique claire.
Exemple :
« À partir des documents ci-joints :
Identifie les grands axes du projet.
Résume les décisions prises par thème.
Propose trois recommandations concrètes pour la mise en œuvre. »
💬 Donnez des exemples
L’un des moyens les plus efficaces pour obtenir une bonne réponse est de donner un exemple à l’IA.
Exemple :
« Voici un exemple de note que j’ai rédigée précédemment. Fais-en une nouvelle dans le même style, à partir du document suivant… »
❌ Ce qu’il faut éviter
Instructions trop vagues :
« Parle-moi des marchés publics. »
✅ Préférez : « Liste les principaux risques juridiques liés à la pondération du critère prix dans les appels d’offre. »Mélanger plusieurs demandes hétérogènes :
« Résume cette réunion, propose une trame de courrier et analyse le budget. » → trop flou
Ne pas donner de format de sortie :
L’IA ne sait pas si vous attendez un tableau, une fiche ou un texte libre.
🧾 À retenir
Mauvais prompt | Bon prompt enrichi |
Trop vague | Spécifique et contextualisé |
Sans cadre ni format | Format clairement défini |
Sans exemple | Exemple fourni à l’IA |
Trop court ou ambigu | Structuré, parfois en étapes |
🛠 Vers des prompts réutilisables : créez votre assistant IA
Dans la pratique, vous n’avez pas toujours le temps de tout réécrire.
Quand une tâche revient souvent, vous pouvez créer un assistant IA personnalisé dans Delibia.
C’est le cas par exemple quand :
la tâche est récurrente (notes, courriers, synthèses…),
seul le contenu change d’un cas à l’autre.
Plutôt que réécrire chaque fois le prompt, on peut :
Créer un prompt “squelette” (fixe, structuré)
Ajouter des variables que l’utilisateur remplira à chaque usage.
C’est utile pour :
simplifier un courrier administratif,
produire des notes de synthèse à partir de réunions,
créer des fiches RH, des trames d’arrêtés, des réponses types…
Exemple :
« Rédige une note de synthèse à partir du contenu fourni. Elle doit être {{longueur}}, structurée sous forme de {{format}}, et destinée à {{public}}. »
L’utilisateur final n’a plus qu’à remplir les champs « longueur », « format », « public » dans un petit formulaire. L’IA reconstruit alors le prompt complet et génère une réponse à la volée.