🔎 1. Introduction
L’assistant "Procés verbal de séance" de Delibia vous permet de générer automatiquement un document structuré, idéal pour les agents territoriaux, secrétaires de séance ou élus souhaitant gagner du temps.
Bon à savoir :
Cet assistant n’est pas connecté à un fonds documentaire Delibia. Il s’adapte à ce que vous lui fournissez : plus vous êtes précis, plus le compte-rendu sera complet !
Le "+": l'assistant n'a pas nécessairement besoin de disposer de notes structurées, il peut être tout à fait connecté à une transcription de vos fichiers audio/vidéo
🛠️ 2. Étapes pour utiliser l'assistant
📍Cas d'usage :
Vous êtes secrétaire de séance au sein d'une commune. Lors d'un conseil municipal, vous prenez des notes manuscrites ou enregistrez les débats. Vous souhaitez transformer ces informations en un PV structuré, avec :
Les mentions légales obligatoires (quorum, déports, votes).
Une synthèse fidèle des débats.
1. Ouvrir l’onglet Assistant depuis la page d’accueil
Depuis la page d’accueil de Delibia, cliquez sur l’onglet "Assistant" situé dans le menu à gauche.
2. Accéder à l’assistant "Procès verbal de séance"
Dans la liste des assistants disponibles, sélectionnez "Procès verbal de séance".
C’est lui qui vous permettra de générer automatiquement un procès verbal de séance à partir des informations que vous allez fournir.
3. Renseignez les informations de séance
L'assistant vous propose trois options pour importer vos notes :
Saisie manuelle : Tapez directement vos notes dans l'éditeur.
Copier-coller : Collez vos notes depuis un document ou un outil de transcription.
Import de fichier : Téléchargez un fichier PDF ou texte (cocher l'option "Fichier").
Exemple : copier-coller la transcription audio/vidéo de votre séance de conseil municipal
4. Précisez les détails juridiques
L'assistant vous demande de compléter :
Type d'instance (Conseil municipal, communautaire, etc.).
Niveau de détail des débats :
Standard : 1-2 phrases par intervention.
Détaillé : Arguments, contre-arguments, amendements
4. Cliquez sur "Générer"
L'assistant produit un PV structuré avec :
En-tête (collectivité, date, lieu, quorum).
Liste des présents/représentés/excusés.
Détail des débats et votes (avec mentions légales).
Clôture (heure, signatures).
Vous pouvez copier cette réponse dans votre outil de traitement de texte ou l’éditer directement dans la plateforme pour l’adapter selon vos besoins puis l'enregistrer éventuellement dans l'un de vos espaces.
💡3. Conseils et bonnes pratiques
Utilisez l'outil de transcription de Delibia pour gagner du temps (voir encadré ci-dessous).
Vérifiez la présence des mentions obligatoires : présence des heures, du quorum, et des déports etc.
Pensez à bien relire, ce document est un projet d'écriture et non le procès verbal final !
🔄 4. Bonne pratique: Utiliser l’outil « Transcription » de Delibia pour gagner du temps ! Comment faire ?
Enregistrez votre séance (audio ou vidéo) et utilisez l'outil de transcription de Delibia pour :
Copier le texte généré.
Le coller dans l'assistant "Procès-verbaux".
Relire systématiquement pour corriger les erreurs de transcription.
👋5. Articles utiles à consulter
Comprendre comment fonctionnent les assistants de Delibia ?
👉 Découvrez l’article A quoi servent les assistant sur Delibia ?
Vous préférez utiliser l'assistant Compte-rendu ?
👉 Découvrez l’article Générer un compte-rendu structuré avec l'assistant "Compte-rendu" de Delibia.
Vos préférez utiliser l'assistant "Relevé de décision ?
👉 Découvrez l’article Créer un relevé de décisions clair avec l’assistant Relevé de décisions.
Vous voulez comprendre comment fonctionne l'outil de transcription de Delibia ?
👉 Découvrez l’article Transcription audio/vidéo : mode d’emploi (espaces, import, édition, rôles ou le webinaire dédié à cette fonctionnalité.
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