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Répondre à un e-mail ou un courrier avec l'assistant "Réponse à un email ou un courrier"

Cet article vous guide "pas à pas" à utiliser l'assistant "Réponse à un email ou un courrier.

Mis à jour il y a plus de 2 semaines

🔎 1. Introduction

Cet assistant a été conçu pour aider les agents à gagner du temps dans la rédaction de leurs réponses aux usagers et partenaires.
Il est particulièrement utile lorsque vous devez répondre à des courriers complexes, sensibles ou techniques, et que vous cherchez à :

  • Structurer rapidement une réponse claire et adaptée,

  • Choisir le ton le plus approprié selon le contexte (formel, informatif, critique, inspirant, humoristique),

  • Ajuster la longueur de la réponse selon vos besoins.

Bon à savoir :
Delibia propose un assistant spécifique pour générer un courrier ou un email en indiquant simplement les éléments de langage souhaité.

🛠️ 2. Étapes pour utiliser l'assistant

📍Cas d'usage :
​Vous recevez une lettre d’un habitant signalant des nuisances sonores répétées causées par un voisin organisant des soirées tardives. L’usager explique avoir déjà tenté un dialogue sans succès et sollicite l’intervention du maire.

1. Ouvrir l’onglet Assistant depuis la page d’accueil

Depuis l’accueil de Delibia, cliquez sur l’onglet "Assistant", situé dans le menu à gauche. Cet espace regroupe plusieurs assistants conçus pour vous faire gagner du temps.
​

2. Accédez à l’assistant "Réponse à un email ou un courrier"

Parmi les différents assistants proposés, sélectionnez "Réponse à un email ou un courrier". 

3. Importez l'email ou le courrier reçu

Dans l’interface de saisie, copiez/collez le contenu de l’email ou du courrier reçu. Vous pouvez également importer un document directement (par exemple au format PDF) en cochant l’option Fichier.
​

Exemple : 

Monsieur le Maire,
Je me permets d’attirer votre attention sur un problème persistant dans mon quartier. Mon voisin organise régulièrement des soirées bruyantes tard dans la nuit, ce qui perturbe le sommeil de ma famille et de plusieurs habitants de la rue. Malgré mes tentatives de dialogue, la situation ne s’améliore pas.
Je sollicite donc l’intervention de la mairie pour trouver une solution à ce problème de voisinage.
Je vous remercie de l’attention portée à ma demande.
Respectueusement,


4. Résumez les éléments de réponses

Saisissez dans la zone prévue les points principaux à intégrer dans la réponse.
Vous pouvez les rédiger sous forme de bullet points pour plus de clarté.
​

Exemple : Copier-coller les éléments ci-dessous.
​

Remercier l’usager pour son signalement.
Reconnaître la gêne et la difficulté rencontrée par les riverains.
Indiquer que la mairie prend ce type de situations au sérieux.
Expliquer que le problème relève du respect des règles de tranquillité publique.
Préciser que la mairie peut alerter la police municipale pour constater les nuisances sonores.
Informer que l’usager peut également déposer une plainte formelle auprès de la gendarmerie.
Assurer que la mairie accompagnera le suivi de cette démarche.
Encourager à recontacter les services municipaux si la situation persiste.

5. Sélectionnez le ton souhaité

Parmi les options suivantes cochez l'option de votre choix :

  • Formel

  • Informel
    ​

  • Humoristique

  • Educatif

  • Critique

6. Sélectionnez la longueur souhaité

Parmi les options suivantes cochez l'option de votre choix :

  • Court

  • Long

7. Cliquez sur "Générer"

L’assistant rédige un email ou un courrier qui :

  • Intègre un rappel du contexte Organise le contenu de façon claire et structurée.

  • Reformule les phrases complexes pour plus de lisibilité.

  • Adapte le ton selon le public cible.

💡3. Conseils et bonnes pratiques

  • Importer fidèlement le courrier reçu : privilégiez le copier-coller intégral du texte ou l’import du PDF pour ne perdre aucun élément contextuel.
    ​

  • N'hésitez pas à lister vos éléments de réponse en bullet points : cela aide l’assistant à structurer la réponse en intégrant tous les points essentiels sans omission.
    ​

  • Choisir le ton adapté à la situation : formel pour les réponses institutionnelles, informatif pour des démarches pratiques, plus inspirant ou bienveillant pour les sujets sensibles.
    ​

  • Adapter la longueur de la réponse : courte pour un simple accusé de réception, moyenne pour un suivi, longue pour une explication détaillée.
    ​

  • Relire et ajuster la génération : l’assistant propose une base solide mais il reste important de personnaliser certains passages selon le contexte local.
    ​

  • Si vous avez besoin de reformuler votre courrier ou email , utilisez en complément d'autres assistants comme "Analyse et création de contenus", "Assistant rédactionnel" ou "Reformulation".

👋​4. Articles utiles à consulter

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